Kilometrówka - wszystko co trzeba wiedzieć

Przedsiębiorca jeżeli jest w stanie udowodnić, że konieczny jest dla niego samochód w firmie może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu paliwo oraz wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem tego pojazdu.

Każdy przedsiębiorca, który używa samochodu do celów firmowych musi w jakiś sposób udokumentować rozliczanie kosztów w księgowości swojej firmy. Może to zrobić na dwa sposoby.

Pierwszy polega na wprowadzeniu samochodu do środków trwałych firmy poprzez podpisanie właściwego oświadczenie. Samochód jako środek trwały w firmie nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu czyli tak zwanej kilometrówki. Wystarczy wszystkie faktury za paliwo i eksploatację, naprawy i części zaliczyć w KPiR do kosztów.



Druga metoda polega na użytkowaniu samochodu prywatnego lub użyczonego do celów działalności gospodarczej. Wówczas należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę, a wszystkie poniesione wydatki jak: paliwo, części, serwis, przeglądy itp. można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko w ograniczony sposób proporcjonalnie do przebytych kilometrów.

Jeżeli przedsiębiorca nie jest właścicielem użytkowanego samochód do celów firmowych wówczas musi mieć podpisaną umowę użyczenia z właścicielem samochodu. W sytuacji, gdy przedsiębiorca ma własny samochód, który zamierza używać w firmie musi spisać i zachować w dokumentacji firmy oświadczenie, które może brzmieć: „Oświadczam, że z dniem 28.05.2015 roku, będę użytkował prywatny samochód osobowy marki FIAT BRAVO o numerze rejestracyjnym KR 23765, pojemność silnika 1599 cm3 rodzaj paliwa PB95/LPG do celów prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej pod nazwą Piękny Ogród”.

Druki "Ewidencja przebiegu pojazdu" można kupić w formie książeczki w księgarniach podatkowych lub pobrać z Internetu. Standardowa zasada rozliczania kosztów używania samochodu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej na zasadach ewidencji przebiegu jest taka: należy prowadzić numerację kolejną wpisów w których podaje się datę wyjazdu, miejsce skąd – dokąd np.: z Krakowa do Katowic oraz powrót, cel wizyty u kontrahenta, następnie ilość faktycznie przebytych kilometrów w sumie. Aktualna stawka za 1km to 0,8358 zł. I to jest pierwsza część ewidencji której uzupełnianie należy do obowiązków przedsiębiorcy.

Druga część ewidencji to pozycje zestawienia kosztów poniesionych na eksploatację samochodu takie jak: numer kolejny, datę, określenie rodzaju wydatku oraz wartość. Obliczanie drugiej części ewidencji należy najczęściej do wykwalifikowanej księgowej i ważne, aby po każdym zakończonym miesiącu eksploatacji przekazać do księgowości pierwszą część z opisanymi trasami wyjazdu i ilością przejechanych kilometrów.