Wystawiaj faktury w KSeF

Połączenie z KSeF wykonać można w wersji pod przeglądarkę w menu Ustawienia ➔ Fakturowanie ➔ KSeF. Dostępne są dwie metody autoryzacji:

• za pomocą certyfikatu (zalecane)
• za pomocą tokena (tylko do końca 2026 r.)

Poniższa instrukcja przedstawia połączenie aplikacji Intaxo ze środowiskiem produkcyjnym KSeF.
Uwaga! Faktury wysłane do KSeF w wersji produkcyjnej posiadają pełną moc prawną. Nie można ich zmienić ani usunąć. Jedyna dopuszczalna metoda poprawy błędnie wystawionej faktury to faktura korygująca.

Generowanie certyfikatu
Aby połączyć się z KSeF w środowisku produkcyjnym należy:

1. przejść na stronę Aplikacji Podatnika KSeF na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
2. wybrać logowanie i kliknąć właściwy sposób logowania (np. profil zaufany)
3. wybrać sposób identyfikacji NIP firmy, podać NIP i kliknąć Uwierzytelnij
4. kliknąć Podpisz na stronie https://podpis.gov.pl
5. wybrać Profil zaufany i zalogować się (np. przez login/hasło lub przez bank) - otwarta zostanie aplikacja Krajowy System e-Faktur
6. przejść do menu Certyfikaty ➔ Wnioskuj o certyfikat
7. podać nazwę certyfikatu (np. mojafirma1) oraz hasło (należy je wpisać ręcznie, nie korzystać z funkcji przeglądarki do generowania haseł)
8. na czas konfiguracji utworzyć katalog na klucz (.key), certyfikat (.crt) i ewentualnie hasło (.txt)
9. kliknąć Generuj i zapisać plik klucza prywatnego (np. mojafirma1.key) do ww. katalogu
10. wybrać przeznaczenie certyfikatu Uwierzytelnienie w systemie KSeF
11. kliknąć Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu
12. poczekać kilka sekund i kliknąć Odśwież
13. kliknąć Pobierz certyfikat ➔ zapisać plik (mojafirma1.crt) w wcześniej utworzonym katalogu

Nadawanie uprawnień (można pominąć dla osoby uprawniającej):

1. proszę przejść do menu Uprawnienia - Nadaj uprawnienie - rodzaj uprawnień Osobie fizycznej do pracy w KSeF
2. wybrać Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym NIP lub PESEL
3. wpisać NIP lub PESEL, imię i nazwisko i wybrać niezbędne uprawnienia, minimum: wystawianie i przeglądanie faktur, generowanie UPO
4. zatwierdzić klikając przycisk Nadaj uprawnienia

W aplikacji Intaxo w menu Ustawienia ➔ Fakturowanie ➔ KSeF

1. kliknąć Skonfiguruj w części Podpisz certyfikatem
2. wybrać środowisko produkcyjne
3. w zakładce Certyfikat uwierzytelniający wskazać kolejno:
   • plik certyfikatu (mojafirma1.crt)
   • plik klucza prywatnego (mojafirma1.key)
   • wpisać hasło
4. kliknąć Zapisz i zakończ integrację.

Uwaga: Należy upewnić się, że włączona jest opcja Wysyłaj fakturę PDF na e-mail klienta po uzyskaniu numeru KSeF. Włączenie tej opcji spowoduje, że po wysłaniu faktury do KSeF (nadaniu jej numeru KSeF) klient dodatkowo otrzyma plik PDF na adres e-mail.

Połączenie
Jeśli certyfikat, klucz i hasło są zgodne, nastąpi połączenie z KSeF. Od momentu połączenia z KSeF, po wystawieniu każdej faktury widoczny jest przycisk Wyślij do KSeF a faktury wysyłane są do systemu KSeF (w formie ustrukturyzowanej). Po uzyskaniu numeru KSeF program pobiera Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) faktury. Dodatkowo, jeśli podano e-mail klienta, otrzyma on fakturę w formacie PDF.

Poprawność danych
Ważne jest aby przed pierwszą wysyłką sprawdzić poprawność danych w intaxo.pl. Jest to kluczowe, aby faktury były wysyłane i akceptowane przez KSeF. Do najważniejszych danych należą:

1. Dane firmy
   • pełna nazwa firmy - zgodnie z CEIDG/KRS
   • numery NIP, REGON oraz opcjonalnie KRS i BDO
   • adres siedziby - powinien zawierać ulicę i numer lub sam numer w przypadku braku ulicy
   • numer telefonu - nie powinien przekraczać 16 znaków, musi zawierać tylko jeden telefon na pole. W przypadku wprowadzenia większej liczby telefonów w jednym polu (np. oddzielonych średnikiem) do KSeF wysłany zostanie pierwszy z nich
   • e-mail - powinien być zgodny z formatem nazwa@domena.
2. Rachunki bankowe
   • zaleca się format zgodny z IBAN
   • numer nie powinien zawierać danych dodatkowych np. kodów walut (EUR, PLN), informacji o formacie (IBAN) itp.
   • kod SWIFT nie powinien zawierać informacji dodatkowych np. BIC, SWIFT, Swiftcode itd.
3. Dane kontrahentów
   • pełna nazwa firmy - zgodnie z CEIDG/KRS
   • poprawny numer NIP (PL lub UE)
   • aktualny adres - powinien zawierać ulicę i numer lub sam numer w przypadku braku ulicy
4. Dane na fakturach
   • nazwa towaru/usługi - nie powinna przekraczać 512 znaków
   • uwagi na fakturze - nie powinny być dłuższe niż 256 znaków