Wystawiaj faktury w KSeF

Połączenie z KSeF wykonać można wersji pod przeglądarkę w menu Ustawienia ➔ Fakturowanie ➔ KSeF. Dostępne są dwie metody autoryzacji:

• za pomocą certyfikatu (zalecane)
• za pomocą tokena (tylko do końca 2026 r.)

Aktualnie Ministerstwo Finansów (MF) umożliwia połączenie z KSeF 2.0 tylko w środowisku demonstracyjnym (przedprodukcyjnym). Wysłane do tego środowiska faktury nie mają mocy prawnej. Środowisko demonstracyjne służy do zapoznania się z systemem. Środowisko produkcyjne włączone zostanie 1 lutego 2026. Wówczas konieczne będzie skonfigurowanie połączenia z KSeF w środowisku produkcyjnym.

Konfiguracja
Aby połączyć się z KSeF w środowisku demonstracyjnym należy:

1. przejść na stronę https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/
2. kliknąć Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur (zaznaczyć oświadczenie jeśli się wyświetli)
3. kliknąć Zaloguj profilem zaufanym
4. wybrać sposób identyfikacji NIP firmy, podać NIP i kliknąć Uwierzytelnij
5. kliknąć Podpisz na stronie https://podpis.gov.pl
6. wybrać Profil zaufany i zalogować się (np. przez login/hasło lub przez bank) - otwarta zostanie aplikacja Krajowy System e-Faktur - Aplikacja Podatnika KSeF Środowisko Przedprodukcyjne
7. proszę przejść do menu Certyfikaty ➔ Wnioskuj o certyfikat:
8. podać nazwę certyfikatu (np. mojafirma1) oraz hasło (min. 15 znaków, duże i małe litery, cyfry i znaki specjalne)
9. kliknąć Generuj i zapisać plik klucza prywatnego (np. mojafirma1.key) do ww. katalogu
10. wybrać przeznaczenie certyfikatu Uwierzytelnienie w systemie KSeF
11. kliknąć Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu
12. poczekać kilka sekund i kliknąć Odśwież
13. kliknąć Pobierz certyfikat ➔ zapisać plik (mojafirma1.crt) w wcześniej utworzonym katalogu

W Intaxo (intaxo.pl) w menu Ustawienia ➔ Fakturowanie ➔ KSeF

1. kliknąć Skonfiguruj w częśći Podpisz certyfikatem
2. wybrać środowisko demonstracyjne
3. w zakładce Certyfikat uwierzytelniający wskazać kolejno:
   • plik certyfikatu (mojafirma1.crt)
   • plik klucza prywatnego (mojafirma1.key)
   • wpisać hasło
4. kliknąć Zapisz i zakończ integrację.

Uwaga: Należy upewnić się, że włączona jest opcja Wysyłaj PDF faktury na e-mail klienta po uzyskaniu numeru KSeF. W przeciwnym wypadku klienci nie otrzymają pliku PDF faktury i konieczne będzie ją wysłanie e-mailem poza programem.

Połączenie
Jeśli certyfikat, klucz i hasło są zgodne, nastąpi połączenie z KSeF. Od tego momentu po otwarciu faktury widoczny jest przycisk Wyślij do KSeF. Działa to analogicznie jak wcześniej natomiast faktura w pierwszej kolejności wysyłana jest do KSeF a następnie, jeśli zaznaczono Wyślij na e-mail klienta i podano e-mail, wysyłany jest plik PDF klientowi. Przed wysłaniem możliwy jest podgląd faktury w oknie wysyłki. Potwierdzenie rozpocznie wysyłkę. Po kilku sekundach faktura powinna otrzymać numer KSeF a po kolejnej chwili Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).

Poprawność danych
Ważne jest aby przed pierwszą wysyłką sprawdzić poprawność danych w intaxo.pl. Jest to kluczowe, aby faktury były wysyłane i akceptowane przez KSeF. Do najważniejszych danych należą:

1. Dane firmy
   • pełna nazwa firmy - zgodnie z CEIDG/KRS
   • numery NIP, REGON oraz opcjonalnie KRS i BDO
   • adres siedziby - powinien zawierać ulicę i numer lub sam numer w przypoadku braku ulicy
   • numer telefonu - nie powinien przekraczać 16 znaków i zawierać tylko jeden telefon na pole. W przypadku wprowadzenia większej liczby telefonów w jednym polu (np. oddzielonych średnikiem) do KSeF wysłany zostanie pierwszy z nich
   • e-mail - powinien być zgodny z formatem nazwa@domena.
2. Rachunki bankowe
   • zaleca się format zgodny z IBAN
   • numer nie powinien zawierać danych dodatkowych np. kodów walut (EUR, PLN), informacji o formacie (IBAN) itp.
   • kod SWIFT nie powinien zawierać informacji dodatkowych np. BIC, SWIFT, Swiftcode itd.
3. Dane kontrahentów
   • pełna nazwa firmy
   • poprawny numer NIP (PL lub UE)
   • aktualny adres - powinien zawierać ulicę i numer lub sam numer w przypadku braku ulicy
4. Dane na fakturach
   • nazwa towaru/usługi - nie powinna przekraczać 512 znaków
   • uwagi na fakturze - nie powinny być dłuższe niż 256 znaków