Intaxo jest aplikacją typu SaaS (oprogramowanie jako usługa). Do pracy z programem wymagany jest dostęp do internetu i konto użytkownika. W celu założenia konta należy przejść do podstrony rejestracji i wypełnić poprawnie formularz. Po prawidłowo przeprowadzonej rejestracji użytkownik zostaje poinformowany o tym fakcie odpowiednim komunikatem z formularzem logowania.
Każdorazowe skorzystanie z programu wymaga zalogowania niezależnie od platformy na której pracujemy. W przypadku aplikacji mobilnych istnieje możliwość zapamiętania sesji tak aby logowanie nie było konieczne przy każdym uruchomieniu aplikacji.
Niezwłocznie po pierwszym logowaniu wymaga się od użytkownika skonfigurowania program przynajmniej w podstawowej formie tj. uzupełnieniu danych teleadresowych firmy oraz pozostałych danych niezbędnych do prawidłowego wystawiania faktur. Bez prawidłowo przeprowadzonej konfiguracji wystawione faktury będą niekompletne. Szczegółowa konfiguracja opisana została w dziale konfiguracja.
Konfigurację należy przeprowadzić po pierwszym uruchomieniu programu oraz w sytuacji gdy zmianie ulegną dane firmy mające wpływ na zawartość wystawianych faktur i obliczeń księgowych (np. zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i Urzędu Skarbowego, sposobu rozliczania PIT itp.). Pozostałe sytuacje są opcjonalne i zależą wyłącznie od użytkownika.
Dane te ustawia się w części firma
i stanowią podstawę konfiguracji. Praca z programem bez przejścia przez tą część konfiguracji jest bezcelowa i może narazić wystawiającego faktury na poważne konsekwencje ze strony Urzędu Skarbowego.
Program umożliwia podanie wszystkich danych identyfikujących firmę tj. pełną nazwę, adres siedziby, telefony, e-mail, stronę internetową, adres korespondencyjny. Oprócz w.w. danych należy podać dane podatkowe takie jak rodzaj działalności (działalność jednoosobowa, spółka), zwolnienie z VAT (wraz z podstawą), numery NIP, NIP-EU, REGON, KRS.
Ważne jest aby wpisać numery rachunków firmy oraz osoby wystawiające faktury (sprzedawcy). Program umożliwia podanie dowolnej ilości numerów rachunków i sprzedawców.
Ta część umożliwia zmianę hasła, wybór pakietu (fakturowanie, księgowość), nadanie uprawnień dostępu do konta innym użytkownikom (np. pracownikom, księgowej), opłacenie abonamentu lub w przypadku rezygnacji z programu zamknięcie konta.
W części dokumenty
konfiguruje się słowniki używanych jednostek miar, grup kontrahentów/produktów, formy i terminy płatności. Ponadto możliwy jest wybór wyglądu faktury, zmiana drukowanych na fakturach uwag i informacji podatkowych.
Konfiguracja księgowości przeznaczona jest dla użytkowników korzystających z modułu księgowości. W części tej użytkownik winien podać wszystkie pozostałe dane firmy, których nie podał w części firma
a które są niezbędne dla prawidłowej pracy modułu księgowości. Ponadto podać należy dane identyfikacyjne właściciela firmy (drukowane będą na deklaracjach PIT/VAT). Użytkownicy, którzy nie rozpoczęli pracy z programem w styczniu winni skonfigurować część przeniesienie księgowości
chyba, że jest to pierwszy miesiąc działalności. Ponadto należy szczegółowo podać dane niezbędne dla obliczenia podatków i składek ZUS. Ponieważ dane te podawane są chronologicznie należy na ich wpisanie poświęcić więcej uwagi.
W celu wystawienia faktury sprzedaży należy kliknąć przycisk nowy dokument
. Wyświetli się okno faktura
, w którym należy uzupełnić wszystkie niezbędne do wystawienia faktury dane. Okno to podzielone jest na trzy części tj. dane podstawowe, pozostałe dane i podgląd wydruku.
Program umożliwia wystawianie faktur VAT, faktur proforma, faktura VAT marża oraz faktur zaliczkowych i końcowych.
Numeracja faktur odbywa się półautomatycznie tzn. program proponuje kolejny numer faktury na podstawie ustawionego przez użytkownika formatu i ostatniej wystawionej w miesiącu/roku faktury. Zmiana numeru na wyższy/niższy powinna odbywać się przez kliknięcie przycisków +
lub -
. Ręczna edycja numeru faktury (niezależna od formatu) jest możliwa ale wymaga szczególnej ostrożności i nie gwarantuje poprawnej numeracji kolejnych faktur. Funkcjonalność tą należy stosować tylko w sytuacjach wyjątkowych i tylko w celu specjalnego oznaczenia faktur.
Po wystawieniu (zapisaniu zmian) wygląd faktury można sprawdzić w zakładce podgląd wydruku
. W prawym górnym roku podglądu widoczny jest przycisk trybu pełnoekranowego. Jego naciśnięcie maksymalizuje (lub zmniejsza) wydruku.
Aby wystawić fakturę korygującą należy otworzyć fakturę, która ma zostać skorygowana i nacisnąć znajdujący sie w lewym dolnym rogu przycisk wystaw fakturę korygującą
. Naciśnięcie w.w. przycisku zmieni wygląd formularza w sposób umożliwiający wystawienie korekty. W formularzu tym w części towary i usługi
podajemy tylko dane PO KOREKCIE. Dane przed korektą
są pamiętane przez aplikację ale nie pokazywane. Naciśnięcie przycisku zapisz
wystawia fakturę korygującą, której prawidłowość można stwierdzić na podglądzie wydruku.
W celu wystawienia podobnej faktury można skorzystać z funkcji klonuj
dostępnej pod przyciskiem w lewej dolnej części okna edycji faktury. Wypełnianie formularza klonowania odbywa się analogicznie jak przy wystawianiu nowej faktury z tą różnicą, że dane o nabywcy, odbiorcy, produktach, cenach, walucie oraz innych podpowiadane są z faktury klonowanej.
Oprócz faktur sprzedaży program pozwala na ewidencję kosztów prowadzonej działalności. Wprowadzanie faktur kosztowych jest niezbędne w celu prawidłowego funkcjonowania modułu księgowości online aczkolwiek moduł ten jest dostępny niezależnie czy użytkownik korzysta z księgowości czy tylko z modułu fakturowania.
Koszty podzielone zostały na:
Podział ten jest niezbędny w celu prawidłowej ewidencji faktur kosztowych w książce przychodów i rozchodów (w zależności od typu koszt trafia do odpowiedniej kolumny w KPiR).
Poza typowymi kosztami możliwa jest ewidencja pojazdów i środków trwałych. Wprowadzenie pojazdu firmowego lub środka trwałego skutkuje automatycznym przeliczeniem amortyzacji i uwzględnieniu jej w KPiR i tym samym podatku dochodowym.
Moduł księgowości internetowej Intaxo pozwala na prowadzenie Książki przychodów i rozchodów, ewidencji VAT sprzedaży i zakupów, obliczanie zaliczek na podatek dochodowy oraz obliczanie podatku VAT i generowanie deklaracji podatkowych. Księgowość jest całkowicie zautomatyzowana przez co użytkownik po prawidłowej konfiguracji w.w. modułu nie musi dokonywać żadnych innych czynności oprócz wystawiania faktur i wprowadzania kosztów.
KPiR to podstawowa funkcjonalność modułu księgowości. W oparciu o nią obliczane są zaliczki na podatek dochodowy. Jest ona generowana automatycznie na podstawie wystawionych dokumentów sprzedaży i zakupu oraz amortyzacji ŚT.
Do prowadzenia rejestru VAT zobligowani są prowadzący działalność gospodarczą podatnicy VAT. Tak więc część ta nie jest dostępna dla tzw. nie-vatowców (użytkownik ma możliwość określenia czy jest czy nie jest VAT-owcem w konfiguracji programu). Rejestr zawiera wszystkie zdarzenia gospodarcze wynikające z wprowadzonych faktur sprzedaży lub zakupu. Rejestry ten jest ewidencją pomocniczą do rozliczania podatku VAT.