Program zainstalowany jest na serwerze i udostępniany klientom przez przeglądarkę internetową. W odróżnieniu od programów desktopowych (instalowanych i pracujących np. pod kontrolą systemów Windows) aplikacja Intaxo nie wymaga instalacji, nie zajmuje zasobów sprzętowych i nie wymaga od użytkownika dbania o tworzenie kopii zapasowych. Do pracy z Intaxo potrzebny jest dostęp do internetu i przeglądarka internetowa (np. Firefox, Chrome). Opcjonalnie wymagany jest też program do przeglądania plików PDF (np. Adobe Reader). Dostęp do aplikacji odbywa się przez logowanie po uprzedniej (jednorazowej) rejestracji.
Do wystawiania faktur (i rozliczania firmy) wymagany jest komputer z dostępem do internetu lub telefon z zainstalowaną aplikacją mobilną. Oprócz zarejestrowanego konta (i opłaconego abonamentu) nie są wymagane żadne dodatkowe zgody czy licencje. Z programu można korzystać z dowolnego miejsca na ziemi o dowolnej porze, także na kilku komputerach (telefonach) jednocześnie.
Wystawioną fakturę można przekazać klientowi na dwa sposoby. Pierwszym jest wysłanie jej bezpośrednio z programu na wskazany e-mail. Nie jest tu wymagana jakakolwiek konfiguracja aczkolwiek jeśli istnieje taka potrzeba klient może skorzystać w tym celu ze swojej skrzynki SMTP. Drugi sposób na dostarczenie faktury polega na jej wydruku. W tym celu wymagana jest przeglądarka plików PDF ponieważ pliki w tym formacie generowane są przez program. Sam wydruk na drukarkę odbywa się z przeglądarki PDF. Jeśli do pracy z Intaxo używamy przeglądarki Chrome, program do odczytu plików PDF nie będzie konieczny.
Tak. Użytkownicy smartfonów z systemem Android mogą wystawiać klientom faktury. W tym celu należy zainstalować aplikację Intaxo (dostępną w sklepie Google Play) i zalogować się używając tych samych danych dostępowych za pomocą których odbywa się logowanie do wersji webowej. Aplikacja mobilna komunikuje się z aplikacją webową za pomocą specjalnego interfejsu API, który gwarantuje integralność danych i prawidłową ewidencję faktur w księgach. Wszystkie faktury przechowywane są na serwerze, nie ma zatem możliwości że faktura wystawiona na komórce nie będzie widoczna w wersji webowej i odwrotnie.