Działalność gospodarcza a koszty

Podstawową kwestią w temacie kosztów działalności gospodarczej jest odróżnienie wydatków niestanowiących kosztu uzyskania przychodu od takich wydatków, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, księgowo zwany KUP.

Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony celem uzyskania przychodu lub w celu zabezpieczenia źródła przychodu. Uzyskany w działalności przychód pomniejszamy o KUP i otrzymujemy dochód, który następnie stanowi podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Pomniejszyć przychów o KUP mogą przedsiębiorcy opłacający podatek dochodowy w formie: „ na zasadach ogólnych” lub „liniowy” i prowadzący dokumentację rachunkową w postaci: ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przedsiębiorcy opłacający podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i prowadzący dokumentację rachunkową w postaci ewidencji przychodu nie mają prawa pomniejszyć przychodu o KUP. Przedsiębiorcy rozliczający się w formie tzw. „ryczałtu” mogą w koszty uzyskania przychodu zaliczyć jedynie składki ubezpieczeniowe poniesione za ZUS. Natomiast dla przedsiębiorców mogących pomniejszyć przychód o KUP nie wszystkie wydatki go stanowią.



Ustawy o podatkach dochodowych ściśle określają wydatki, jakie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Niestety często zdarza się tak, że przedsiębiorca musi ponieść wydatek w celu uzyskania lub zabezpieczenia przychodu, a ustawa o podatkach dochodowych wyklucza ten wydatek, jako KUP. Przykładowo według wszelkich interpretacji podatkowych ubiór nie jest zaliczany do KUP, z czym nie chce się zgodzić wielu przewodników turystycznych zużywających duże ilości markowych butów w swej pracy czy chociażby wydatki na reprezentację, które również nie stanowią KUP. Ważnym elementem jest również branża, w jakiej przedsiębiorca działa, gdyż dany wydatek w jednej będzie stanowił KUP, a w drugiej branży już kosztu uzyskania przychodu stanowił nie będzie. Inną kwestią w temacie wydatków czy mogą stanowić KUP jest to czy zatrudniamy w firmie pracowników i kupujemy coś dla wyposażenia ich miejsca pracy lub wysyłamy ich na szkolenie podnoszące ich kwalifikacje, co w dłuższej perspektywie może się przyczynić do zwiększenia zyskowności w firmie. Najczęściej wydatki związane z pracownikami stanowią KUP jednak w tej kwestii również jest sporo wykluczeń. Jak widzimy temat kosztów w działalności gospodarczej jest bardzo złożoną kwestią i dlatego warto przed planowanymi poważniejszymi wydatkami dla firmy zasięgnąć opinii profesjonalnej księgowej czy doradcy podatkowego, co może bezwzględnie stanowić KUP.

Kolejną ważną sprawą jest podział kosztów ze względu na ich regularność i częstotliwość ponoszonych wydatków. Są wydatki jednorazowe związane z początkiem założenia działalności gospodarczej, jak np.: zakup środków trwałych (np.: samochody, maszyny, meble), remont biura czy sklepu, zakup wyposażenia, stworzenie strony internetowej, jakaś forma reklamy, wizytówki, zaadaptowanie miejsca pracy dla pracownika itp. Są również wydatki cykliczne, stałe, comiesięczne jak np.: składki na ubezpieczenie społeczne, abonament telefoniczny i internetowy, czynsz za lokal, media, księgowość, towar - materiał, paliwo itp.

Warto rozsądnie dokonywać zakupów z uwzględnieniem czy to, co kupujemy jest niezbędne w naszej działalności, czy zabezpiecza nasz przychód, czy będzie stanowiło dla firmy aktywa czy pasywa? Bez względu na to czy dany zakup będzie stanowił KUP czy nie, warto skoncentrować się na kupowaniu dla firmy aktywów np.: zakup oprogramowania, które usprawni obsługę Klienta, dzięki czemu zadowolony Klient skorzysta z usług ponownie, czy zakup urządzenia dla firmy, które usprawni lub zwiększy produkcję. Poruszając się w temacie kosztów należy pamiętać o bezpieczeństwie finansowym firmy i zachowaniu jej płynności finansowej, zmierzając w kierunku takich wydatków, które docelowo w perspektywie czasu zwiększą wpływy do budżetu firmy.