Wzór faktury zagranicznej.

Z roku na rok coraz więcej osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze w takich zawodach jak programiści, graficy, informatycy, fotograficy i wielu innych tzw. freelancerzy wykonują usługi dla firm z poza Polski. Ich kontrahenci zazwyczaj oczekują wystawienia wzoru faktury zagranicznej np.: w języku angielskim i w walucie innej niż polski złoty.

Jakie cechy charakterystyczne posiada faktura zagraniczna? Jakie są zasady jej wystawiania? Na, co należy zwrócić szczególną uwagę? Przyjrzyjmy się zatem bliżej tej tematyce.

Wzór faktury zagranicznej biorąc pod uwagę język w jakim jest wstawiana, można wystawić ją w języku angielskim jednak należy pamiętać, że „zapisy w księdze dokonane są w języku polskim i walucie polskiej” jak zawiera paragraf 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Bardzo ważne by treść zawarta w fakturze była zrozumiała dla obu stron. Również podczas kontroli skarbowej urzędnik może poprosić o tłumaczenie faktury na język polski. Można również dla ułatwienia wystawić fakturę w dwóch językach tzw. dwujęzyczną. Jest jeszcze trzecia opcja wystawić kontrahentowi fakturę w języku angielskim i sobie plus wersję polską i nie będzie to traktowane jak kolejna faktura.



Zasady wystawiania wzoru faktury zagranicznej są bardzo podobne jak sposób wystawiania faktury polskiej, szczegóły określone są w ustawie o VAT z dnia 11 marca 2004 roku. Jeśli chodzi o termin wystawienia wzoru faktury zagranicznej trzeba pamiętać, aby wystawić ją najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Jak również fakturę można wystawić do 30 dni przed sprzedażą, czyli rzeczywistym wykonaniem usługi.

Ogólne informacje jakie powinny znaleźć się na fakturze to:

• data wystawienia,
• dane sprzedawcy i odbiorcy,
• kolejny numer faktury,
• datę dokonania sprzedaży,
• numery identyfikujące kontrahentów jak NIP EU sprzedawcy i nabywcy,
• nazwę towaru lub usługi,
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres usług,
• sposób zapłaty,
• termin płatności,
• cenę jednostkową bez podatku,
• stawkę podatku i czy nie jest przerzucona na nabywcę (skrót „ZW” – zwolniony z podatku) oraz kwotę podatku VAT w PLN,
• podstawę opodatkowania,
• kwotę należności ogółem oraz udzielone rabaty.

Wystawiając fakturę dla firmy zagranicznej w zależności od rodzaju przeprowadzanej transakcji wystawca faktury VAT powinien umieścić na fakturze informację „odwrotne obciążenie”, co oznacza że VAT rozliczany jest po stronie kupującego – nabywcy, a nie sprzedającego – wystawcy dokumentu. W sytuacji, gdy polski przedsiębiorca wystawia wzór faktury zagranicznej osobie fizycznej (konsumentowi) wówczas musi rozliczyć VAT tak samo jak w przypadku usług krajowych, z zastosowaniem stawki podatku VAT obowiązującej dla usługi w Polsce.
Walutą przyjmowaną najczęściej w rozliczeniach zagranicznych jest euro. Przed zaksięgowaniem wzoru faktury zagranicznej wystawionej w walucie obcej musi nastąpić przeliczenie jej na złotówki. Przeliczenie kwot z faktury wystawionej w walucie obcej odbywa się po kursie NBP z przed dnia roboczego wystawienia faktury (nie daty sprzedaży, czy daty zapłaty na fakturze). Przelicznik kursu waluty przyjmuje się według średniego kursu NBP, który można sprawdzić w archiwum kursów średnich tabela A, na stronie www.nbp.pl/kursy. Bardzo ważne by kwotę VAT na fakturze wpisać w złotówkach.

Na fakturze powinna znaleźć się informacja o sposobie płatności (najczęściej przelew) oraz numerze konta bankowego do przelewów międzynarodowych z numerami SWIFT i IBAN służącymi do identyfikacji między bankami międzynarodowymi.