Faktura wewnętrzna - co to takiego?

Faktura wewnętrzna to szczególny rodzaj dokumentu potwierdzający zaistniałe zdarzenie gospodarcze, niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, mimo że nie stanowi ono typowej dostawy towarów czy świadczenia usług. Faktura wewnętrzna nie trafia do obiegu handlowego, gdyż nie posiada odbiorcy z zewnątrz. Dlatego też jest ona wystawiana tylko w jednym egzemplarzu dla podatnika, ażeby mógł on naliczyć sobie podatek dochodowy VAT a następnie rozliczyć go w deklaracji podatkowej.

Do grudnia 2012 roku faktura wewnętrzna była dokumentem wystawianym w przypadku takich czynności jak:

• dostawa i świadczenia usług – zrównane z odpłatnymi
• wewnątrz-wspólnotowe nabycie towarów
• dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca
• świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca
• udokumentowanie zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze
• nieodpłatne przekazanie towarów innych, niż małe prezenty lub próbki

Mocą ówczesnych przepisów prawnych fakturę wewnętrzną wystawiano w jednym egzemplarzu i pozostawała ona w rękach podatnika wystawiającego ten dokument.
Najważniejsze elementy faktury wewnętrznej:

• numer dokumentu oraz datę sprzedaży towaru lub wykonania usługi oraz datę wystawienia faktury
• dane sprzedawcy: nazwa, adres, numer NIP
• dane nabywcy: nazwa, adres, numer NIP
• nazwa (rodzaj) miara i ilość lub zakres sprzedawanych towarów lub świadczonych usług
• cena jednostkowa netto towaru lub usługi (bez podatku)
• zbiorcza wartość sprzedaży netto (bez podatku)
• kwota brutto: należność za sprzedaż ogółem wraz z należnym podatkiem
• kwota podatku ogółem z podziałem na poszczególne stawki podatku

Od stycznia 2013 roku przedsiębiorca nie miał obowiązku wystawiania i przechowywania w dokumentacji faktury wewnętrznej. Stała się ona dokumentem opcjonalnym.

Natomiast od początku 2014 r. w przepisach nie ma już mowy o fakturach wewnętrznych. Decyzja o rezygnacji z faktur wewnętrznych była podyktowana ich niezgodnością z przepisami Unii Europejskiej, które nie przewidują możliwości wystawiania tego typu dokumentów. Obowiązek dokonywania rozliczeń potwierdzanych fakturą wewnętrzną mimo to pozostał. Pozostało więc pytanie jakim dokumentem podatnik winien zastąpić wystawianą dotąd przezeń fakturę wewnętrzną. Otóż żadne przepisy nie wskazują konkretnych dokumentów mających zastąpić fakturę wewnętrzną.

Gdyby jednak podatnicy dla udokumentowania wymienionych wcześniej operacji nadal wystawiali faktury wewnętrzne, nie powinno to być kwestionowane przez organ podatkowy. Inne rozwiązanie może stanowić wpisanie wartości podatku VAT w wolnym miejscu na dokumencie źródłowym, wówczas nie trzeba wystawiać żadnych dodatkowych dokumentów. Nie zawsze będzie to jednak możliwe.

Należy pamiętać, iż likwidacja faktur wewnętrznych od 1 stycznia 2014 r. miała na celu uproszczenie dokumentowania niektórych transakcji.