Jak przechowywać faktury?

Przepisy nakładają na podatników VAT obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur, będących dokumentem poświadczającym fakt, że doszło do zawarcia transakcji, w dużym uproszczeniu – do sprzedaży. Na szczęście minęły już czasy, że przedsiębiorca do przechowywania faktur potrzebował przepastnej szafy z rzędami segregatorów – teraz wystarczy do tego porządnie zabezpieczony komputer.

Artykuł 112 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania dokumentów niezbędnych do celów podatkowych aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Do dokumentów tych zaliczają się także faktury.



Ogólnie rzecz biorąc, przepisy wymagają od przedsiębiorcy, aby faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (np. na miesiące lub lata), w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zalecenia te były wystarczające, dopóki firmy miały do czynienia tylko z fakturami w formie papierowej. Jednak wraz z rozwojem technologii, przedsiębiorcy coraz częściej rezygnowali z tradycyjnych faktur na rzecz tych w formie elektronicznych – nie oszukujmy się, nie każda firma ma do swojej dyspozycji przestronne biuro, w którym można przez lata przechowywać rzędy segregatorów i teczek z fakturami.

Początkowo przechowywanie faktur on-line budziło sporo niejasności (np. czy forma elektroniczna będzie wystarczająca w przypadku kontroli fiskusa), ale kwestie te uporządkowało rozporządzenie Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wynika z niego, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania faktur w formie elektronicznej, o ile zachowany jest podział na okresy rozliczeniowe, a ponadto podatnik może zapewnić ich autentyczność pochodzenia (czyli potwierdzić tożsamość sprzedawcy czy usługodawcy), czytelność oraz integralność treści (czyli to, że w fakturze nie zmieniono żadnych danych). Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca decyduje się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej, musi je zapisywać w takim programie, którego nie da się później edytować (np. w PDF-ie).


Warto też zadbać o to, żeby nośnik, na którym znajdują się faktury – czy to komputer, czy też pendrive lub płyta – był odpowiednio zabezpieczony przed wirusami bądź atakami hakerskimi. Utrata tak ważnych dokumentów to coś, na co nie może sobie pozwolić żadna firma.