Jak długo należy przechowywać faktury i inne dokumenty firmowe?

Prowadząc działalność gospodarczą należy pamiętać o wielu ważnych obowiązkach, które na przedsiębiorcę nakładają wszelakie ustawy i rozporządzenia o zasadach prowadzenia działalności gospodarczej.

Jedną z nich jest obowiązek przechowywania dokumentów przez okres minimum 5 lat dla dokumentacji podatkowej. Jednak w art. 70 § 1 ordynacji podatkowej przepisy traktują przedawnienie dla zobowiązania podatkowego w taki sposób, że upływa po pięciu latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin opłaty podatku. Termin ten może się zmienić ze uwagi na zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia obowiązku podatkowego.



I tak biorąc pod uwagę przepis ustawy jeżeli zobowiązanie podatkowe z PIT36 za 2009 rok wysłane do urzędu skarbowego do końca marca 2010 roku przedawnia się na koniec 2015 roku. Czyli licząc od 2009 roku wychodzi 6 lat, a nie 5 lat. Analogicznie jak wyżej sytuacja dotyczy przechowywania dokumentacji takiej jak książka przychodów i rozchodów, ewidencje przychodów, wyciągi z kasy fiskalnej, faktury przychodowe oraz kosztowe.

Oczywiście zdarzają się wyjątki i do takich należy procedura szczególna dotycząca firm zagranicznych świadczących na terytorium Unii Europejskiej usługi elektroniczne osobom niepodlegającym opodatkowaniu, firmy te muszą przechowywać ewidencję przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym zostały wykonane usługi elektroniczne.

Na temat przechowywania dokumentacji rachunkowej takiej jak księgi rachunkowe, dowody księgowe dotyczące wpływu ze sprzedaży, dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, dokumentację dotyczącą rękojmi i reklamacji, dokumenty inwentaryzacyjne traktuje artykuł 74 ustawy o rachunkowości. Czas przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dana dokumentacja dotyczy.

W przypadku przechowywania dokumentacji ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych płatnika składek zgodnie z obowiązującą ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych okres ten wynosi 5 lat. Dla dokumentacji pracowniczej zaś jest to o wiele dłuższy okres i wynosi aż 50 lat. Płatnicy składek są zobowiązanie przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego, przechowywać taką dokumentację jak: listy płac pracowników, karty wynagrodzeń oraz inne dowody księgowe na bazie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty.

W artykule 51 ustawy o narodowych zasobach archiwalnych i archiwach jest napisane, że akta osobowe pracownika, pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika oraz również po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat.