Ewidencja sprzedaży - kiedy jest niezbędna?

Zajmując się tematem ewidencji sprzedaży warto wspomnieć czym jest ewidencja. Jest to wykaz, opis, zbiór związany z obrotem przychodu. Celem prowadzenia ewidencji sprzedaży jest ustalenie podatku dochodowego od wysokości sprzedaży lub w przypadku podatników VAT prowadzenie tak zwanej ewidencji sprzedaży i zakupów prowadzone celem ustalenia wysokości obciążeń z tytułu podatku od towarów i usług. W ewidencji wykazuje się asortyment, ilość towaru oraz wartość sprzedaży.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest ewidencjonowanie wszelkich transakcji przychodowych, ponieważ od każdej z nich odprowadzany jest podatek na rzecz państwa – jeśli więc rezygnujemy z księgowania jakichkolwiek sprzedaży, może się okazać, że z roszczeniami ma prawo zgłosić się do przedsiębiorcy Urząd Skarbowy. Może wiązać się to z wysokimi karami finansowymi czy nawet sprawami sądowymi, gdybyśmy mieli do czynienia z ogromnymi nadużyciami. Dlatego właśnie by nie mieć nieprzyjemności i właściwie wywiązywać się z obowiązków ustawowych należy ustalić, być może z księgowym właściwy sposób ewidencjonowania przychodu. Dla większości przedsiębiorców niezbędna może się okazać kasa fiskalna, na którą nabija się wszelkie sprzedane produkty i usługi.

Przedsiębiorcy będący czynnymi płatnikami podatku VAT wystawiają fakturę VAT dla innego przedsiębiorcy, zaś przedsiębiorcy nie będący płatnikami VAT wystawiają fakturę (bez VAT) jeżeli okaże się że kupującym jest firma. W sytuacji, gdy sprzedawca nie wystawia faktury oraz nie używa kasy fiskalnej, gdyż nie ma takiego obowiązku ze względu na zwolnienie do kwoty nie przekraczającej limit obowiązku fiskalizowania, wówczas musi prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Wzór takiej ewidencji można pobrać z Internetu i zrobić sobie w formie tabeli-zeszytu lub zakupić w „księgarni podatkowej - administracyjnej”.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna zawierać liczbę pozycji, kolejne wpisy, datę uzyskania przychodu, nazwę towaru lub usługi, ilość. W ewidencji nie ujmuje się danych kontrahentów, gdyż jest prowadzona na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności i nie potrzebujących faktury. Ewidencję uzupełnia się każdego dnia i po miesiącu sumę przychodu ujmuje się w KPiR. Inne ewidencje to ewidencja sprzedaży VAT dla czynnego podatnika VAT oraz ewidencja przychodu dla osoby rozliczającej się w formie ryczałtu.

Należy pamiętać, że ewidencja sprzedaży jest potrzebna zawsze, gdy ma miejsce sprzedaż usług lub towarów, a firma zyskuje przychód ze sprzedaży. Każda ewidencja czy prowadzona tradycyjnie w formie zeszytu czy elektronicznie za pomocą urządzeń mobilnych musi być prowadzona w miejscu dokonywania sprzedaży oraz do wglądu dla urzędników podczas kontroli skarbowej.