Umowa zlecenie lub o dzieło. Jak wystawić rachunek?

Wykonanie przez osobę fizyczną określonej pracy lub czynności (na mocy umowy zlecenia lub o dzieło) której efektem będzie powstanie dzieła lub wykonanie zlecenia skutkować powinno z jej strony wystawieniem rachunku zleceniodawcy na podstawie którego zleceniobiorca może dochodzić wynagrodzenia.

Czy jednak tak dzieje się w praktyce? Czy zawsze to zleceniobiorca wystawia dokument (rachunek) czy też tą czynność może za niego wykonać przedsiębiorca będący zleceniodawcą?


Będący stronami umowy (pisemnej lub ustnej) przedsiębiorca (zleceniodawca) i osoba fizyczna (zleceniobiorca) muszą jednak zdawać sobie sprawę z tego, iż pomimo, że są stronami umowy to tak naprawdę nie powstaje pomiędzy nimi stosunek pracy (powstaje on wyłącznie na mocy umowy o pracę regulowanej przepisami Kodeksu Pracy). Powoduje to jednocześnie, że obydwie strony umowy cywilnoprawnej (regulowanej kodeksem cywilnym) mają zupełnie inne względem siebie prawa i obowiązki – m.in. otrzymania przez wykonawcę należnego mu, wynikającego z umowy wynagrodzenia. Na nim samym (osobie wykonawcy) spoczywać będzie natomiast obowiązek terminowego wystawienia rachunku (o ile przedsiębiorca się o niego upomni) – czas na przekazanie go drugiej stronie (zamawiającemu) wynosi 7 dni licząc od momentu:

• przekazania gotowego dzieła zleceniodawcy,
• wykonania czynności wskazanych w umowie zlecenia,
• zakończenia okresu rozliczeniowego wskazanego w warunkach które określa umowa.

Zarówno sam wystawca rachunku jak i osoba go otrzymująca muszą pamiętać o tym, że wynagrodzenie za wykonaną pracę na mocy umowy zlecenia czy o dzieło należy się wykonawcy bezwzględnie w terminie wskazanym umową jeżeli pracę wykonał z należytą starannością. Może się też zdarzyć, że umowa będzie zawierała postanowienia dodatkowe np. uzależnienie wypłaty wynagrodzenia właśnie od otrzymania rachunku– wystawiający ma więc wspomniane 7 dni na jego dostarczenie zleceniodawcy – w przypadku kiedy rachunek został zgubiony lub zniszczony wystawca ma obowiązek wystawić go ponownie (obligatoryjnie na dokumencie musi się wówczas znaleźć wyrażenie „DUPLIKAT” – rachunek musi zostać wystawiony również z nową datą).

Z obowiązku wystawienia rachunku wykonawca zostaje zwolniony jeśli chcący go otrzymać przedsiębiorca wystąpi o jego wystawienie po 31 dniach od chwili otrzymania dzieła lub też po wykonaniu przez zleceniobiorcę zawartych w umowie czynności. Częstokroć u wystawcy pojawiają się wątpliwości co do formy, którą rachunek powinien posiadać dla swojej ważności. W świetle przepisów Ordynacji Podatkowej prawidłowy dokument (sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron i najlepiej podpisany przez każdą z nich) powinien zawierać:

• datę wystawienia oraz kolejny numer dokumentu,
• imiona i nazwiska stron umowy (zleceniodawcy i zleceniobiorcy) wraz z adresami,
• opis usługi lub też wykonanego dzieła wraz z podaniem ich jednostkowej ceny,
• ogólną cenę wykonania pozwalającą w łatwy i szybki sposób rozliczyć rachunek (kwota brutto, wartość kosztu uzyskania przychodu, wysokość zaliczki podatku dochodowego.

Jeszcze inną ważną kwestią z odniesieniu do rachunku jest to, że przy jego pomocy przedsiębiorca księguje pracownicze wynagrodzenie, oblicza wysokość podatku dochodowego oraz oblicza wysokość składek na ubezpieczenia społeczne (w przypadku zawarcia umowy zlecenia z pracownikiem zatrudnionym w firmie na podstawie umowy o pracę) za wyjątkiem zatrudnienia uczniów i studentów poniżej 26 roku życia.