Zniszczona, zagubiona lub błędna faktura. Co wtedy?

Pomimo wielu starań, każdemu może zdarzyć się, że dokumentująca firmowy zakup faktura zgubi się, zniszczy lub zostanie błędnie wystawiona. Co zrobić w takiej sytuacji, aby zachować porządek w papierach i nie obawiać się nieprawidłowości?

Jeżeli przedsiębiorca ma do czynienia z fakturą zagubioną lub zniszczoną, należy zwrócić się do kontrahenta o wydanie jej duplikatu. Czym różni się duplikat od pierwotnej faktury? Najważniejsze dane, jak nazwy obu stron transakcji, nazwa towaru lub usługi, cena, kwota podatku itd. – to wszystko pozostaje bez zmian. Drugi dokument musi jedynie zawierać w tytule słowo "duplikat" oraz datę, w której został wystawiony, a nie datę wystawienia zgubionego/zniszczonego oryginału. Pamiętajmy też, że duplikat może wydać jedynie strona, która wystawiła oryginalny dokument.



Co równie ważne, otrzymanie przez przedsiębiorcy duplikatu faktury, może wpłynąć na kwotę płaconego przez niego podatku VAT. Jeżeli pierwsza faktura uległa zniszczeniu lub zagubieniu, ale najpierw dotarła do przedsiębiorcy i została zaksięgowana, podatek VAT z duplikatu nie będzie już rozliczany (duplikat ma na celu jedynie uzupełnienie dokumentacji). Natomiast jeżeli pierwotny dokument nie dotarł do odbiorcy i nie został zaksięgowany, firma będzie musiała rozliczyć podatek zgodnie z datą otrzymania duplikatu.

Nieco inaczej wygląda kwestia poprawiania faktur błędnie wystawionych. Przedsiębiorcy mają tu dwa wyjścia: notę korygującą lub fakturę korygująca. Nota korygująca wystawiana jest przez nabywcę danego towaru/usługi i może dotyczyć tylko błędów – nazwijmy to – formalnych, takich jak nazwa stron transakcji, numery NIP bądź REGON, nazwa towaru itd. Z kolei fakturę korygującą ma prawo wystawić jedynie sprzedawca i tylko w sytuacji, gdy błąd na pierwotnym dokumencie rodzi konsekwencje podatkowe. Chodzi tu np. o udzielenie rabatu, pomyłkę w cenie, kwocie podatku, zwrotu części towaru przez kontrahenta itd. Temat not i faktur korygujących dokładniej omówiliśmy we wpisie Błąd w nazwie firmy – faktura korygująca czy nota?