Błąd w nazwie firmy – faktura korygująca czy nota?

Każdemu przedsiębiorcy może zdarzyć się pomyłka w wystawionej już fakturze – o błąd w nazwie firmy, przekręcenie nazwiska kontrahenta albo zmianę kolejności cyfr w numerze NIP wcale nie jest trudno. Co wtedy? Możliwości są dwie: wystawienie faktury korygującej albo noty korygującej. Podpowiadamy, czym różnią się te dwa dokumenty i kiedy można je stosować.

Na początek trochę przepisów – faktura jest dokumentem skarbowym i obu stronom transakcji powinno zależeć na tym, aby została wypełniona w sposób czytelny i bezbłędny. Zgodnie z art. 62 § 2 kodeksu skarbowego, wadliwe (czyli błędne) wystawienie faktury jest wykroczeniem i podlega karze grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych. Natomiast wystawienie faktury w sposób nierzetelny (czyli niezgodny z rzeczywistością) jest zagrożone karą grzywny do 240 stawek dziennych. Prawidłowość wystawianych faktur leży więc w interesie każdego przedsiębiorcy.



Jeśli chodzi konkretny przypadek pomyłki w nazwie firmy, to dokumentem służącym do poprawy tego błędu jest nota korygująca. Dlaczego? Może ona bowiem dotyczyć jedynie danych o charakterze formalnym (czyli takich, które nie rodzą konsekwencji podatkowych) – jest to np. pomyłka w numerze NIP, literówka w nazwisku, dokładna nazwa towaru itd. Jej wystawianie jest jednak zarezerwowane tylko dla nabywcy danego towaru lub usługi Nota korygująca musi zawierać numer i datę wystawienia, dane obu stron transakcji, treść korygowanej informacji oraz obowiązkowe oznaczenie "nota korygująca". Ważne, aby nota została zaakceptowana przez sprzedawcę, który wystawił fakturę pierwotną. Przepisy nie określają wprost, jaka musi być forma tej akceptacji – należy jednak pamiętać, aby była czytelna w razie ewentualnej kontroli fiskusa. Można więc zakładać, że wystarczające będzie np. potwierdzenie e-mailowe.

Kiedy zaś można wystawić fakturę korygującą? Naczelną zasadą dotyczącą faktury korygującej jest to, iż może ją wystawić wyłącznie sprzedawca danego towaru lub usługi. Dokumenty te znajdują zastosowanie, gdy błędy w pierwotnej fakturze pociągają za sobą zmiany w rozliczeniach rachunkowych i podatkowych. Przyczyną wystawienia faktury korygującej może być np. udzielenie rabatu kupującemu już po wystawieniu pierwotnej faktury, zwrot towaru, zwrot zaliczki, podwyższenie ceny oraz błędy w takich pozycjach, jak cena, kwota podatku itd. Faktura korygująca musi zawierać numer i datę wystawienia, dane obu stron transakcji, dane z faktury, której dotyczy korekta, kwotę rabatu/podwyższenia ceny, kwotę zmniejszenia/podwyższenia podatku oraz – obowiązkowo – oznaczenie "korekta" lub "faktura korygująca". Uwaga! Zgodnie z przepisami, sprzedawca ma obowiązek posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta (może to być np. pocztowe potwierdzenie odbioru).