Jak pozyskać i utrzymać klienta? Poradnik dla biur rachunkowych

W branży biur rachunkowych nastały czasy twardej walki o klientów – zarówno pozyskiwanie tych nowych, jak i utrzymywanie dotychczasowych. Oczekują oni bowiem nie tylko profesjonalnej obsługi księgowej, ale również nowoczesnych rozwiązań, dotrzymujących tempa ich prowadzeniu biznesu. Czym więc można przekonać do siebie klientów?

Współczesne biuro rachunkowe nie może być już miejscem, do którego jeździ się raz w miesiącu z kompletem dokumentów do rozliczenia. Przedsiębiorcy oczekują nowoczesnych rozwiązań, pozwalających im na oszczędność czasu i pieniędzy. Jedną z odpowiedzi na ich potrzeby są programy do fakturowania on-line. Obecnie faktury wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną są już w zasadzie codziennością, więc na rynku znaleźć można mnóstwo programów dedykowanych ich wystawianiu, ewidencjonowaniu oraz rozliczaniu.

Czym powinien charakteryzować się dobry program do fakturowania on-line? Powinien dawać możliwość szybkiego i intuicyjnego wystawiania nie tylko najczęściej spotykanych faktur VAT, ale również faktur korygujących, pro-forma, zaliczkowych i końcowych. Coraz większy odsetek polskich przedsiębiorców sprzedaje swoje towary i usługi zagranicę – program do fakturowania on-line powinien dawać im możliwość łatwego tworzenia faktur w walutach obcych.

Ważne jest jak największe zautomatyzowanie procesu wystawiania kolejnych dokumentów (np. automatyczne numerowanie, podpowiadanie nazw kontrahentów, samoistne dodawanie do faktury ich danych) oraz – co jest szczególnie istotne w świetle nowych przepisów – przekształcanie ich na pliki JPK, które trzeba okazywać fiskusowi na każde jego wezwanie. Oczywiście liczy się również cena za korzystanie z tego typu systemu – klienci Intaxo mogą korzystać z darmowego programu do fakturowania online, pozwalającego na wystawienie do trzech dokumentów miesięcznie. Każde biuro rachunkowe powinno oferować taką możliwość zwłaszcza tym najmniejszym przedsiębiorcom.

Biuro księgowe na miarę XXI wieku

Istnieje wiele cech, którym powinno charakteryzować się dobre biuro księgowe – w wielu przypadkach przesądzają one o końcowym sukcesie biznesowym.

Obecność w Internecie – strona internetowa biura księgowego jest obecnie absolutną koniecznością. To jedna z najważniejszych wizytówek każdej firmy, także z branży księgowości. Oczywiście można iść krok dalej i założyć np. profil biura księgowego w mediach społecznościowych.

Formy kontaktu – problemy z kontaktem to jedna z kwestii, która najbardziej przeszkadza przedsiębiorcom współpracującym z biurami księgowymi. Nie wystarczy tylko lokal w biurowcu i numer telefonu. Przedsiębiorcy chcą kontaktować się z księgowymi mailowo, przez czaty, Messengera i to nie tylko w standardowych godzinach pracy 9:00-17:00.

Pozycjonowanie – zdecydowana większość przedsiębiorców szuka biura rachunkowego przez Internet. Warto więc z odpowiednim wyprzedzeniem zadbać o pozycjonowanie firmowej witryny, by po wpisaniu określonej frazy (np. "dobre biuro rachunkowe" czy "biuro rachunkowe Warszawa") jak najwyżej w wynikach wyszukiwania wyświetlała się właśnie strona danego biura.

Reklama – zarówno w Internecie, jak i w lokalnych mediach – prasie, radiu, osiedlowych telewizjach, na billboardach, w formie ulotek, spotów, filmów video – wszystko zależy od skali biznesu oraz budżetu, jakim dysponuje biuro rachunkowe na reklamę. Nie bez przyczyny mówi się, że reklama jest dźwignią handlu!

Fachowa wiedza – nawet najbardziej nowoczesna strona internetowa i olbrzymie pieniądze przeznaczane na reklamę nie pomogą jeśli usługi biura księgowe będą nierzetelne, niepoparte fachową wiedzą oraz wykształceniem. Dlatego trzeba być na bieżąco ze wszystkimi zmieniającymi się nieustannie przepisami.