Złożona niegdyś sekwencja dziś nie sprawia tylu trudów, a faktura w formie elektronicznej generowana jest za pomocą kilku kliknięć. Wystarczy dostęp do internetu i wolna chwila.
Czym jest fakturowanie online?
Fakturowanie online, znane także pod pojęciem fakturowania elektronicznego oraz e-faktury, to zgodna z prawem procedura uznana w 2005 roku przez Ministerstwo Finansów dzięki rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Od tamtej pory każdy mały i duży przedsiębiorca ma możliwość przesyłania wcześniej wygenerowanych za pomocą programu faktur drogą elektroniczną. Umożliwiają to narzędzia internetowe w formie adresu e-mail czy faksu internetowego. Mechanizm fakturowania online przebiega tak samo, jak w przypadku standardowego wypisywania dokumentu. Różnica polega jednak na tym, że dane płatnika (dokładnie takie same, jak w przypadku faktury papierowej) wprowadzane są do systemu komputerowego, a wygenerowany dokument (w formacie PDF, Doc, CVS etc.) wysyłany jest za zgodą kontrahenta drogą online. Dodatkowym atutem jest fakt, że wprowadzone raz, a następnie zapisane w programie dane nie wymagają ponownego ręcznego wpisywania - wystarczy odnaleźć płatnika w spisie, kliknąć i gotowe!
Zalety e-faktur
Grono amatorów metody e-fakturowania od lat systematycznie powiększa się. Nic w tym dziwnego, ponieważ lista zalet płynących z tej formy przesyłania dokumentów jest długa. Co zyskuje przedsiębiorca dzięki fakturowaniu online?
- zmniejszenie kosztów związanych z zakupem akcesoriów biurowych, niezbędnych do tworzenia i wysyłki faktur w formie papierowej
- widoczne gołym okiem oszczędności dobre dla budżetu przedsiębiorstwa
- skrócony czas wystawiania dokumentu za pomocą programu
- zniwelowane ryzyko formalnych pomyłek we wprowadzanych danych
- natychmiastową wysyłkę niezbędnych faktur do płatnika (także wcześniejszych powiadomień o spłacie należności)
- łatwy dostęp do bazy kontrahentów oraz archiwalnych i aktualnych dokumentów
- możliwość szybkiego wystawienia korekty lub duplikatu faktury
- ekonomiczne, bezpieczne przechowywanie kopii dokumentów w programie
- możliwość wystawienia dokumentu z dowolnego miejsca, w którym znajduje się przedsiębiorca
- kreowanie pozytywnego wizerunku nowoczesnej i ekologicznej firmy
Widoczne gołym okiem oszczędności, skrócenie czasu dostarczenia dokumentu oraz spłacenia należności przez płatnika to duże udogodnienia dla utrzymania ciągłości działań w firmie. Z opcji e-fakturowania mogą więc skorzystać zarówno mikro przedsiębiorstwa, jak i małe oraz duże firmy. Fakturowanie drogą elektroniczną sprawdza się szczególnie dobrze w branżach usługowych lub sprzedażowo-handlowych, ze względu na dużą ilość wystawianych i przesyłanych przez nie dokumentów. Po uprzedniej, wyrażonej drogą papierową lub elektroniczną, zgodzie kontrahenta na otrzymywanie faktur w formie online - zyskuje się mobilny cyfrowy model rozliczeniowy, dzięki któremu możliwe staje się wystawianie i natychmiastowa wysyłka dokumentów drogą internetową za pomocą wielu urządzeń z dostępem do multimedialnych łączy, nawet w terenie.