Zwrot towaru i reklamacja w sklepie internetowym – jak księgować?

Zwrot towaru oraz reklamacja to dwa najważniejsze prawa klienta dokonującego zakupów w sklepie internetowym. Czynności te mogą jednak sprawić sporo kłopotu sprzedającemu, który musi je odpowiednio zaksięgować. Radzimy, jak to zrobić.

Metoda księgowania zwrotu towaru lub jego reklamacji zależy od tego, czy właściciel sklepu rejestruje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej oraz czy dana transakcja dotyczyła osoby fizycznej czy przedsiębiorcy.



1. Sklep rejestruje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej

Każdy sprzedawca, który rejestruje sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej na kasie fiskalnej i w związku z tym wystawia paragony, ma obowiązek prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów o kasach rejestrujących, musi ona zawierać:

• datę sprzedaży
• nazwę towaru
• datę zwrotu
• wartość towaru brutto
• wartość podatku należnego (jeśli dochodzi do zwrotu całej kwoty transakcji)
• wartość zwróconej kwoty oraz wartość podatku należnego, który przypada na zwróconą część (w przypadku zwrotu części zapłaconej kwoty)
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży
• protokół przyjęcia towaru podpisany przez nabywcę i sprzedawcę

Jeśli chodzi o dwa ostatnie podpunkty, to dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży może być paragon albo np. dowód wykonania przelewu przez nabywcę, zaś obowiązek wypełnienia i wysłania wraz ze zwracanym towarem przez nabywcę protokołu jest częstym elementem regulaminu sklepów internetowych.

2. Sklep nie rejestruje sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej

W polskim prawie nie istnieją jednoznaczne przepisy regulujące procedurę zwrotu i reklamacji towaru w przypadku sklepów, które nie rejestrują sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Aby jednak zachować porządek w dokumentacji warto we własnym zakresie prowadzić podobne rejestry, w których znajdzie się lista zwracanych lub reklamowanych towarów wraz z ich wartością.

3. Drugą stroną transakcji jest firma

Jeżeli nabywcą towaru ze sklepu internetowego była firma, wówczas taką transakcję należało oczywiście udokumentować fakturą. W przypadku zwrotu takiego towaru, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. Musi ona zawierać numer i datę wystawienia, dane obu stron transakcji, dane z faktury, której dotyczy korekta, kwotę zmniejszenia/podwyższenia podatku oraz – obowiązkowo – oznaczenie "korekta" lub "faktura korygująca". Uwaga! Zgodnie z przepisami, sprzedawca ma obowiązek posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta (może to być np. pocztowe potwierdzenie odbioru), zaś sam dokument nie musi być podpisany przez nabywcę.