Kluczem do właściwego prowadzenia KPiR jest paragraf 11. rozporządzenia ministra finansów w tej sprawie. Występują w nim dwa pojęcia: rzetelność i niewadliwość. Księgę uznaje się za wadliwą, gdy nie jest prowadzona zgodnie z przepisami powyższego rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi. Z kolei nierzetelność to dokonywanie w niej zapisów, które nie są zgodne ze stanem rzeczywistych.
Do najczęstszych błędów w wprowadzeniu KPiR zaliczają się źle wpisane daty, brak chronologii we wpisach, źle oznaczone miary towaru lub błędnie wyliczone kwoty podatku. Warto pamiętać, że – pomimo występujących błędów – księgę uznaje się za rzetelną, gdy:
- niewpisane lub źle wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego za dany rok podatkowy
- brak zapisów związany jest z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym
- błędy doprowadziły do podwyższenia kwoty podstawy opodatkowania (z wyjątkiem pomyłek dotyczących niewykazania lub zaniżenia kosztów zakupu materiałów, towarów lub robocizny)
- zapisy zostały uzupełnione lub poprawione przez rozpoczęciem kontroli skarbowej
- błędy są skutkiem oczywistej omyłki
Jeżeli KPiR jest prowadzona elektronicznie, czyli za pomocą programu księgowego on-line, korekta błędnych zapisów nie jest dużym problemem. Tego typu programy zazwyczaj posiadają bowiem łatwe w użyciu i funkcjonalne opcje poprawiania zapisów.
Należy wiedzieć, że jeśli podczas kontroli skarbowej organ podatkowy stwierdzi, że KPiR jest nierzetelna, kwalifikuje taki czyn jako przestępstwo skarbowe. Zgodnie z art. 61 par. 1 kodeksu karnego skarbowego, podlega ono karze grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych. Z kolei wadliwe prowadzenie księgi jest kwalifikowane jako wykroczenie skarbowe, za co również kara grzywny, ale zdecydowanie mniejsza.