Czy mogą one obniżać podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym? Kiedy tego typu wydatki można ująć w księgach rachunkowych?
Wydatki osobiste, a koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszt ma charakter podatkowy, jeśli służy osiągnięciu przychodu bądź zabezpieczeniu jego źródła. Musi więc być nierozerwalnie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, a co więcej, nie może podlegać ustawowym wyłączeniom. Tymczasem wydatki o charakterze osobistym, w mniemaniu organów skarbowych, zwykle nie spełniają warunków, aby móc zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. Do tego typu wydatków można zaliczyć:
- zakup polisy na życie dla przedsiębiorcy i członków jego rodziny
- okulary korekcyjne
- karnety na siłownię czy do SPA
- abonament medyczny dla przedsiębiorcy i członków rodziny
- wizyty u lekarza
- wyjazd na wakacje
Wydatek osobisty czy firmowy?
Niektóre wydatki, jakie ponosi przedsiębiorca, choć mogą wykazywać charakter osobisty, związane są bezpośrednio lub pośrednio z osiągnięciem przychodu, dlatego też mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Mowa tutaj na przykład o szczepionkach, jakie musi przyjąć przedsiębiorca, planujący podróż służbową do egzotycznych krajów. Co istotne, podróż ta musi mieć charakter służbowy - podczas niej mogą na przykład odbywać się ważne negocjacje. Podobna sytuacja ma miejsce, jeśli przedsiębiorca, który prowadzi działalność w zakresie ochrony mienia, chciałby zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione na zakup karnetu na siłownię. Jak twierdzi organ podatkowy (Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 marca 2010 r., sygn. IPPB1/415-17/10-2/AM), jest to możliwe. Zawsze należy więc wziąć pod uwagę specyfikę branży oraz zadać sobie pytanie, jaki rzeczywiście charakter ma dany wydatek. W razie potrzeby przedsiębiorca ma prawo wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.
Wydatki osobiste w kosztach firmy - ujęcie rachunkowe
Wydatki osobiste mają duże znaczenie nie tylko w ujęciu podatkowym, ale również bilansowym. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny prezentować rzetelny obraz sytuacji finansowej jednostki gospodarczej. Dlatego też ujmowanie w nich wydatków o charakterze osobistym nie może mieć miejsca, bowiem wpływają one w pewnym stopniu na wynik finansowy firmy. Nawet, jeśli koszty te nie mają charakteru podatkowego, mogą na drodze badania, które przeprowadza biegły rewident, zostać wykluczone z ksiąg rachunkowych. Co więcej, ujmowanie ich w księgach jest niezgodne z etyką zawodu księgowego. Niemniej jednak, podobnie jak w przypadku ujęcia podatkowego, należy zastanowić się, w jakim stopniu dany wydatek może mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tutaj także wiele zależy od branży i od tego, czy poniesienie wydatku przyczynia się do osiągnięcia przez firmę przychodu.