Wezwanie do zapłaty stanowi próbę odzyskania należności przez wierzyciela bez konieczności występowania z roszczeniami na drogę sądową. Ma ono na celu polubowne oraz jak najszybsze załatwienie określonej sprawy. Nie wywołuje ono bezpośrednio skutków prawnych, jednak bardzo często jest traktowane jako pierwsza czynność konieczna do wystąpienia z roszczeniami na drogę sądową.
Same wezwania do zapłaty mogą mieć różną formą oraz różne nazewnictwo i dotyczą one z reguły kwestii formalnych. Do najczęściej występujących zalicza się m.in. upomnienie (które wysyła się przed wszczęciem egzekucji administracyjnej), monit (wysyłany z reguły przed właściwym wezwaniem do zapłaty), nota odsetkowa czy nota obciążeniowa (określana także jako nota księgowa w przypadku transakcji nie powiązanych ze sprzedażą a także stosowana w przypadku naliczania kar umownych w stosunku do osób, które nie podlegają ustawie o podatku VAT).
Stosowanie wezwania do zapłaty jako formy ściągnięcia nieterminowo płaconych należności jest zalecane także przez przepisy prawa, a mianowicie kodeks postępowania cywilnego w art. 187 § 1 wskazuje na pierwszeństwo pozasądowego rozwiązywania sporów w tym także podejmowanie mediacji.
Niezapłacona faktura a wezwanie do zapłaty.
W stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami operacje pomiędzy stronami dokumentowane są zarówno umową jak i fakturami. W niektórych przypadkach umowa może pomijać niektóre ustalenia dotyczące sposobu, terminu i rodzaju płatności i w takim przypadku należy uznawać za wiążące ustalenia, które zostały zawarte na zgodnej z umową fakturze. W takim przypadku należy uznać także, że faktura może być traktowana jako wezwanie do zapłaty. Może także stanowić podstawę do naliczania odsetek. Kluczowym dla powyższego jest rzeczywiste odzwierciedlenie w treści faktury postanowień wynikających z umowy.
Warto też wiedzieć, że dla postępowania sądowego (w przypadku braku możliwości załatwienia sprawy polubownie) kluczowym będzie fakt posiadania i przedłożenia w postępowaniu dowodowym pokwitowania odbioru faktury.
Wezwanie do zapłaty – jak powinno wyglądać?
W wezwaniu do zapłaty wierzyciel powinien powiadomić dłużnika o wysokości jego zobowiązania, terminie spłaty a także o możliwych konsekwencjach w przypadku braku uregulowania wymaganych należności. Co do kwestii formalnych, nie istnieją jednoznaczne przepisy, które bezpośrednio mówią o tym, jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty.
Przyjmuje się jednak, że aby wezwanie do zapłaty było skuteczne należy ująć w nim kilka kluczowych kwestii. Zalicza się do nich przede wszystkim wskazanie:
- daty oraz miejsca sporządzenia wezwania
- stron czyli dłużnika i wierzyciela
- źródła zobowiązania, jego wysokości oraz ewentualnych odsetek
- terminu spłaty długu wraz ze sposobem jego uregulowania