VAT w praktyce przedsiębiorcy

VAT w naszym kraju spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom, niezależnie do tego, czy prowadzą małą działalność, czy też są właścicielami dużych firm. Jak powszechnie wiadomo, podatki i śmierć są nieuniknione, choć te pierwsze, parafrazując słowa Terry’ego Pratchetta, są gorsze, gdyż śmierć przynajmniej nie trafia się człowiekowi każdego roku.⁽¹⁾

Skoro zatem nie można uciec od płacenia podatków, należy zastanowić się jak sprawić, by ten przykry obowiązek nie podkopywał firmowych budżetów ani nie powodował trudności z płynnością finansową przedsiębiorstwa.

Mali mogą więcej

Zazwyczaj to dużym firmom łatwiej jest zdobywać przewagę w grze rynkowej – korzystają z efektu skali, mogą negocjować korzystniejsze kontrakty z kontrahentami, jednak w przypadku podatku VAT role się odwracają. To jednostki uznane przez ustawę za małych podatników posiadają przywilej wyboru okresu, za który dokonują płatności VAT. Choć standardowym okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc, mały podatnik może wybrać kwartalną formę płacenia podatku. Sytuacja taka jest bardzo korzystna w przypadku, kiedy podatek należny przewyższa kwotę podatku naliczonego. Wówczas, rozliczając się kwartalnie, podatnik odracza moment przekazania kwoty do Urzędu Skarbowego, mogąc w tym czasie zainwestować i pomnożyć kapitał. Oczywiście, gdy bilans VATu naliczonego i należnego jest odwrotny (podatnik oczekuje zwrotu od Urzędu Skarbowego), najrozsądniej jest rozliczać się w okresach miesięcznych. Warto także nadmienić, iż mali podatnicy mają możliwość płacenia podatku VAT tzw. metodą kasową – wówczas narzuca się im rozliczanie kwartalne, jednak dużą dogodnością w tym przypadku jest fakt, iż podatek regulowany jest w momencie otrzymania (częściowej lub całościowej) zapłaty od klienta za zrealizowane usługi / sprzedane towary. Termin płatności podatku nie może jednak przekroczyć dziewięćdziesięciu dni od daty sprzedaży towaru/usługi.

VAT, czyli pieniądze nie Twoje

Płacenie podatku VAT wiąże się często także z psychologiczną barierą – swoistym buntem przedsiębiorców, którzy nie widzą powodów, dla których państwo miałoby otrzymywać (zwłaszcza tak wysoki) procent od ich pracy. Niezadowolenie dało się słyszeć zwłaszcza na początku 2011 roku, kiedy to niektóre rodzaje działalności, dotychczas zwolnione z podatku VAT, zostały nagle obciążone. Zapytałem wówczas prezesa zaprzyjaźnionej firmy szkoleniowej, jak zapatruje się na tak dużą zmianę (na zwolnione do tej pory z podatku szkolenia, został nałożony aż 23% podatek!), odpowiedział mi:

Nie wiem, w czym problem. Do tej pory otrzymywaliśmy 5000zł za dzień szkoleniowy i to się nie zmienia. Po prostu klientowi oferujemy podwyższoną o VAT stawkę, to oni są niestety faktycznymi ofiarami tej zmiany. A to, że musimy odprowadzić te 1150zł do Urzędu Skarbowego? Przecież to i tak nie są nasze pieniądze, nie byłoby ich na naszym koncie, gdyby nie 23% podatku, więc nie boli nas, gdy szykujemy kolejny przelew dla Urzędu Skarbowego.

Oczywiście, nie każdy ma możliwość obciążenia podatkiem klientów, jednak uważam, że podejście tego zaprzyjaźnionego przedsiębiorcy jest godne polecenia – traktuje kwoty podatku dla US jako nie swoje pieniądze, nie wydaje ich zatem gdy pojawiają się na koncie, a w odpowiednim momencie przelewa je do Urzędu Skarbowego. Oczywiście, nie ukrywajmy, jest to tylko zagrywka psychologiczna, jednak dzięki takiemu postrzeganiu podatku, może łatwiej będzie niektórym przedsiębiorcom rozstać się z pieniędzmi.

Nie walcz z wiatrakami

Powiedzmy sobie szczerze – żaden przedsiębiorca nie lubi płacić podatków. Niemniej jednak, od tego obowiązku, w tym kraju, nie da się uciec. Nie próbujmy zatem celowo opóźniać płatności, nie myślmy, że w ten sposób karzemy Skarbówkę, która nie dostanie pieniędzy na czas. Jedynymi poszkodowanymi w tym przypadku będziemy my sami – Urząd Skarbowy działa błyskawicznie, jeżeli na czas nie dostanie płatności, wyśle nam upomnienie (lub dwa, jeżeli naczelnik będzie na tyle cierpliwy), następnie tytuł wykonawczy i spotkanie z poborcą podatkowym lub blokada konta firmowego. Żadna z tych opcji nie jest przyjemna, zwłaszcza zajęcie konta, zatem pamiętajmy – jeżeli celowo opóźniamy płatności VAT, mimo, iż dysponujemy wystarczającymi środkami, sami padniemy ofiarami takiego postępowania. Skarbówka i tak upomni się o swoje, doliczając dodatkowo odsetki (znam nawet przypadki, kiedy firma otrzymała ponad 1500zł odsetek za zwlekanie z płatnościami!). Czy naprawdę opłacało jej się walczyć z wiatrakami?

Jeżeli natomiast otrzymaliśmy wezwanie i nie jesteśmy w stanie uregulować płatności, proponuję udać się do Urzędu Skarbowego i przedstawić naszą sytuację – czasy mimo wszystko się zmieniły, istnieje zatem spora szansa, że za biurkiem w US spotkamy drugiego człowieka (nie urzędnika-służbistę), który może odroczyć nieco termin zablokowania konta lub nawet rozłożyć płatność na raty.

Dobra księgowa to skarb

Dobra księgowa to bezcenny zasób każdej firmy. Często bowiem problemy z odliczaniem VAT polegają na błędnym klasyfikowaniu kosztów. Sytuacja taka często pojawia się w przypadku artykułów spożywczych – na ogół nie odlicza się od nich VAT, jednak niektóre firmy mają taką możliwość w przypadku artykułów spożywczych, kupowanych na potrzeby pracowników. Z kolei te same artykuły, które przeznaczone zostaną na poczęstunek klientów, nie posiadają już takiego przywileju. Jak zatem odróżnić jedną herbatę od drugiej? Najlepiej korzystać z usług zaufanej księgowej, pamiętajmy bowiem, że za wszelkie błędy księgach czy naliczanych podatkach VAT odpowiada sam przedsiębiorca. Jeżeli natomiast zdecydowaliśmy się na samodzielne prowadzenie księgowości, niektóre z internetowych programów, wspierających prowadzenie firmy, posiadają bazy wiedzy – artykuły i porady, dotyczące problemów najczęściej spotykających przedsiębiorców. Warto z nich korzystać, by być na bieżąco z VATem i innymi zagadnieniami księgowymi.


^{(1) Terry Pratchett, Kosiarz}