Taniej, szybciej, bezpieczniej. Dlaczego coraz więcej biznesów przechodzi na e-faktury?

Wszelkiego rodzaju księgowość przez całe dekady kojarzona była ze stosami papierowych dokumentów zapełniających biurowe szafki i szuflady. W ciągu ostatniej dekady jednak sytuacja ta zaczęła się diametralnie zmieniać, w związku ze zjawiskiem coraz powszechniejszego przenoszenia prowadzenia dokumentacji i fakturowania do wariantu elektronicznego.

Przyjrzymy się zatem dlaczego coraz więcej firm decyduje się na unowocześnienie swoich procedur fakturowania poprzez przeniesienie ich do sfery cyfrowej

Wszystkie faktury w jednym miejscu

Przejście z faktur „papierowych” na elektroniczne to przede wszystkim łatwiejsze ich przechowywanie. W związku z tym, że wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w jednym miejscu, bardzo łatwo je odnaleźć w przypadku gdy są nagle potrzebne (np. w przypadku kontroli przeprowadzonej w przedsiębiorstwie czy też konieczności wyjaśnienia z klientem niejasnej sytuacji). Co więcej, nie istnieje obawa, że e-faktury przechowywane elektroniczne zaginą, czego nie można powiedzieć o ich tradycyjnych wersjach trzymanych w szafkach czy szufladach. Jest to o tyle istotne, że w niektórych przypadkach czas przechowywania faktur może wynosić nawet 7 lat.

Szybciej i taniej

E-faktury to nie nie tylko wygoda, ale i również wymierne oszczędności. Nie chodzi tu tylko o budżet zaoszczędzony na zakupie tuszu i papieru do firmowych drukarek, aczkolwiek na dłuższą metę koszty związane z takimi wydatkami potrafią rzeczywiście być dość wysokie. W przypadku faktur wysłanych elektronicznie zaoszczędzamy także na kosztach związanych z ich wysyłką. Nie bez znaczenia jest też prędkość, z jaką dokumenty wychodzą z naszej firmy oraz do niej docierają. Jeżeli nie zdecydujemy się na regularne dopłacanie za specjalne przesyłki priorytetowe, musimy zazwyczaj liczyć się z co najmniej kilkudniowym czasem podróży papierowych faktur. Ten problem natomiast w przypadku faktur elektronicznych zwyczajnie nie istnieje — wystarczy kliknięcie i nawet duży zbiór dokumentacji dojdzie do adresata w błyskawicznym tempie.

Wariant ekologiczny

Szybkość oraz zaoszczędzone pieniądze w firmowym budżecie to nie jedyne zalety e-faktur. Kolejną z nich jest wysoki poziom ekologii cechujący to rozwiązania. Obecnie coraz więcej mówi się o konieczności wprowadzanie ograniczeń w kwestii użytkowania zasobów naturalnych, a widoczny nacisk na ekologię jest coraz popularniejszą strategią PR-ową przyjmowaną przez firmy z całego świata. Warto również wspomnieć o bezpieczeństwie e-faktur, do których dostęp mają tylko osoby posiadające odpowiednie hasła i uprawnienia. Eliminowane jest zatem dzięki temu ryzyko, że wrażliwe dane wyciekną poza firmę w wyniki celowej kradzieży dokumentacji, czy też nieuwagi pracownika, który postanowił zabrać dokumenty ze sobą by dokończyć swoje pracownicze obowiązki w domu.

Podsumowując, zastąpienie tradycyjnych papierowych faktur ich elektronicznym wariantem nie tylko zmniejsza koszty prowadzenia dokumentacji, ale również ją przyspiesza i usprawnia. Co więcej, wersja elektroniczna jest rozwiązaniem bardziej bezpiecznym i ekologicznym. Nic zatem dziwnego, że coraz więcej firm i przedsiębiorstw decyduje się na przejście na nowoczesne e-faktury.