Samochód na firmę w ewidencji środków trwałych

Czy każdy samochód kupiony „na firmę” powinien zostać ujęty w ewidencji środków trwałych? Logika podpowiadałaby, że tak, ale praktyka mówi odwrotnie. Definicja środków trwałych jest bardzo konkretna, a potencjalny „kandydat na środek trwały” musi spełnić szereg ważnych kryteriów. Jakich? Przeczytasz o tym poniżej.

Środek trwały – definicja jest naprawdę szczegółowa

Samochód firmowy tak jak każdy inny składnik majątku aby zostać zaliczony do środków trwałych musi spełnić łącznie kilka ważnych kryteriów. Auto musi być kompletne, zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby działalności gospodarczej, a jego prognozowany okres użytkowania w przedsiębiorstwie musi być dłuższy niż rok. Duże znaczenie ma również wartość auta - musi wynosić ona powyżej 10 000 zł.

Wartość początkowa pojazdu: jak ją ustalić?

Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych wymusza na księgowej ustalenie jego wartości początkowej. Wycena jak w przypadku innych środków trwałych zależy od metody nabycia pojazdu. I tak jeżeli samochód został nabyty odpłatnie, stosujemy cenę nabycia powiększoną o koszty zakupu, a gdy odpłatność była jedynie częściowa, do ceny nabycia należy dodać wartość przychodu, jaka została szczegółowo zdefiniowana w artykule 11 ust. 2b ustawy o rachunkowości. Auto zostało zapisane na rzecz przedsiębiorstwa na skutek spadku lub darowizny? Nieodpłatne nabycie auta wiążę się z wyceną na podstawie ceny rynkowej z dnia nabycia, ale wyjątkiem będzie sytuacja, w której umowa zawiera niższą kwotę. Pojazd został wytworzony w przedsiębiorstwie? W takim przypadku wycena powinna zostać ustalona w oparciu o faktyczne koszty jego wytworzenia.

Wycena na podstawie odpłatnego nabycia: koszty zakupu

W przypadku odpłatnego nabycia, wycena środka trwałego odbywa się w oparciu o cenę zakupu powiększoną o koszty związane ściśle z zakupem samochodu. Istotne jest to, że chodzi tutaj jedynie o koszty, jakie zostały naliczone do dnia przekazania środka trwałego do użytkowania. Będą to przede wszystkim opłaty transportowe i za montaż. W przypadku zakupu samochodu za granicą istotnym kosztem są również tłumaczenia dokumentów. Rejestracja pojazdu także może zostać zakwalifikowana do kosztów zakupu, o ile doszło do niej w czasie zanim pojazd został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Niestety koszty ubezpieczenia pojazdu AC, OC czy NNW i GAP nie mogą powiększyć wartości początkowej.

Amortyzacja samochodu, czyli księgowania przy środku trwałym

Poprawne ustalenie wartości początkowej auta ma duże znaczenie z punktu widzenia amortyzacji. Amortyzacja jest to koszt, jaki musi pojawić się w księgach w związku ze stopniowym zużywaniem się pojazdu w czasie. Auta są amortyzowane zazwyczaj w oparciu o metodę liniową lub degresywną. Samochody osobowe amortyzuje się przez 5 lat przy użyciu stawki 20%. W przypadku specyficznych aut z różnego rodzaju ulepszeniami oraz dla pojazdów używanych zazwyczaj ustala się indywidualną stawkę do amortyzacji. Najwyższa stawka w takim przypadku może wynosić 40%.

Podatki a koszty związane z utrzymaniem auta firmowego

Odpisy amortyzacyjne to nie jedyny rodzaj kosztu związany z wprowadzeniem auta do ewidencji środków trwałych. Inne, ważne dla przedsiębiorcy koszty to również składki ubezpieczeniowe, zakup paliwa, części zamiennych, usługi związane z naprawami, opłaty parkingowe czy koszty przeglądów technicznych. Firmy korzystające z samochodów ciężarowych na potrzeby działalności gospodarczej i prowadzące KPiR mogą w 100% ujmować wydatki. W przypadku aut osobowych koszty mogą być rozliczane na potrzeby podatku w wysokości 75% lub 100%, gdy możliwe jest udowodnienie, że samochód jest w 100% wykorzystywany w celach związanych z działalnością gospodarczą.