Zasady rozliczania delegacji pracowników tzw. budżetówki uregulowane są w rozporządzeniu ministra pracy. Pracodawcy prywatni mogą określić własne zasady rozliczania delegacji np. w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania, przy czym wysokość diety nie może być niższa niż w rozporządzeniu ministra. Jeśli pracodawca nie określi swoich wewnętrznych przepisów rozliczania diet, ma obowiązek stosować zapisy rozporządzenia.
Co można rozliczyć w delegacji?
Oddelegowanemu w podróż służbową pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów, noclegów (standardowo do 600 zł za dobę hotelową, chyba że pracodawca wyrazi zgodę na wyższe koszty), opłat za bagaż, autostrady, parkingi i innych uzasadnionych wydatków. Dodatkowo, ma on prawo do diety z tytułu kosztów wyżywienia, która w 2018 r. wynosi 30 zł na dobę.Wysokość diety na wyżywienie oblicza się na podstawie czasu trwania podróży służbowej – od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do zakończenia (powrotu). I tak jeśli podróż trwa:
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
- ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety
14 dni na rozliczenie delegacji
Pracownik ma na rozliczenie delegacji 14 dni od zakończenia podróży – w tym czasie musi przedstawić rachunki, faktury czy bilety potwierdzające poniesienie wydatków związanych z podróżą. Jeśli przedstawienie faktury czy rachunku nie jest możliwe – np. na skutek jej zagubienia – pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku oraz przyczynach braku odpowiedniego dokumentu. Uwaga! Nie dotyczy to diet na wyżywienie. W tym przypadku nie ma obowiązku przedstawiania rachunków czy faktur.Oczywiście należy pamiętać, że powyższe zasady dotyczą rozliczania delegacji pracownika. Przedsiębiorca rozlicza podróż służbową tak jak koszty bieżącej działalności – na podstawie faktur czy rachunków. Należy jednak pamiętać, by każdy wydatek poniesiony podczas podróży był odpowiednio udokumentowany, a jego poniesienie – uzasadnione.