Rejestrujemy spółkę z o.o. Jakie dokumenty są potrzebne?

Przedsiębiorca ma możliwość rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością drogą tradycyjną, a także elektroniczną. W każdym z przypadków od założyciela wymagane będą inne dokumenty, które pozwolą wpisać spółkę do właściwego rejestru. O jakich formularzach mowa?

Dokumenty potrzebne podczas tradycyjnej rejestracji spółki z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością rejestrowana w sposób tradycyjny wymaga od założyciela złożenia wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym celu należy wypełnić formularz KRS-W3 i dostarczyć go do właściwego urzędu wraz z wymaganymi załącznikami. Tych jest kilkanaście i warto je skrupulatnie przygotować.

Po pierwsze wśród załączników znajdują się urzędowe formularze, których wzory udostępniane są w siedzibach sądów lub na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Są to kolejno druki:

• KRS-WA (wskazujący oddziały i terenowe jednostki organizacyjne)
• KRS-WE (wyszczególnienie wspólników spółki z o.o. podlegających wpisowi)
• KRS-WH (wskazanie sposobu powstania podmiotu)
• KRS-WK (wyszczególnienie organów podmiotu)
• KRS-WL (prokurenci spółki)
• KRS-WM (opisujący przedmiot działalności podmiotu)

Poza udostępnionymi przez urzędy drukami wspólnicy spółki zobowiązani są również do przedstawienia podczas rejestracji umowy spółki, stosownych oświadczeń zarządu o wniesieniu kapitału, czy szczegółowej listy wspólników. Dodatkowo dokumentacja musi zawierać pismo powołujące członków organów jednostki, szczegółowe dane członków zarządu (imiona, nazwiska, adresy), a gdy spółka ma tylko jednego wspólnika - również jego imię, nazwisko i adres.

Podczas rejestracji w KRS konieczne będzie także przedstawienie dowodów uiszczenia opłat, czy dokumentu wskazującego adres do doręczeń i organy uprawnione do powołania zarządu. Dane uzupełniające, takie jak numery rachunków bankowych, czy przewidywaną liczbę pracowników, zgłosić należy również do ZUS i GUS na formularzu NIP-8.

Co ze spółką z o.o. rejestrowaną przez Internet?

Wspólnicy mają również możliwość rejestracji spółki z o.o. przez portal S24, udostępniany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. W tym wypadku konieczność wypełniania papierowych formalności ograniczana jest do minimum - zarówno dokumenty KRS, jak i umowa spółki mają formę elektroniczną. Trzeba jednak pamiętać, że wszystkie osoby podpisujące umowę spółki z o.o. muszą mieć aktywny profil w systemie S24 i mogą generować podpisy elektroniczne.

Po uzupełnieniu wniosku i odesłaniu go do KRS dokumenty można zapisać na swoim komputerze i ponieść stosowne opłaty - te również uiścić można internetowo. Uzyskując wpis do KRS można przystąpić do dokończenia procesu rejestracji.

W tym celu do sądu należy złożyć oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego oraz opłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. Podobnie, jak w przypadku tradycyjnego wniosku konieczne będzie również złożenie formularza NIP-8 (do 21 dni od dnia, w którym w spółce doszło do nawiązania stosunku pracy) oraz wniosek o zarejestrowanie jako podatnika VAT (co najmniej 7 dni przed dokonaniem pierwszej transakcji).