Program do fakturowania online? Czy to aby bezpieczne?

Udokumentowanie dokonanej przez firmę sprzedaży wiąże się z oczywistych względów z powstaniem obowiązku podatkowego względem sprzedawcy. Przedsiębiorca pamiętać musi więc nie tylko o samym obowiązku wystawienia faktury za towar czy usługę którą na rzecz innego podmiotu (czy też osoby fizycznej ) wykonał lecz także i dostarczeniu jej nabywcy.

Powinien więc mieć oprogramowanie które nie tylko ułatwi mu sam proces sporządzania odpowiednich do danej sytuacji dokumentów ale także pozwalające bezpiecznie je kopiować i przechowywać. Stąd też ogromna rzesza przedsiębiorców stawia na rozwiązania tradycyjne i „pudełkowe” wersje programów które są instalowane na ich firmowych komputerach. Niestety taka postawa niesie za sobą wiele trudności związanych zarówno z samą obsługą aplikacji fakturującej (wielość opcji programu które nie zawsze przedsiębiorca będzie w stanie zrozumieć i wykorzystać w praktyce) ale też (a może przede wszystkim) ochroną i zabezpieczeniem danych klientów przechowywanych na firmowych serwerach. Co więcej – zakup programu tą metodą pociąga za sobą często wysokie koszty i to nie tylko samej pierwszej wersji programu (często ważnej przez określony czas) ale właśnie też i jej późniejszych aktualizacji nie mówiąc już o wsparciu serwisowym jej producenta z którym jak wiemy bywa różnie.

Chcąc ograniczyć powyżej przedstawione wydatki przedsiębiorca ma jeszcze jedną możliwość – może wybrać tzw. cloud computing czyli skorzystać z możliwości chmury internetowej dzięki której obowiązek ochrony danych spoczywać będzie już nie na nim samym lecz na firmie oferującej to rozwiązanie i to ona ma dopilnować aby dokumenty były bezpieczne. Wszystkie dane przechowywane są bowiem na jej serwerach a tym samym przedsiębiorca nie musi niczego instalować na serwerach własnych.

Inną korzyścią jaką może odnieść przedsiębiorca z wykorzystania chmury jest możliwość dostępu do swojego panelu klienta i wszystkich znajdujących się w nim dokumentów z dowolnego miejsca w którym się znajdzie – do obsługi programu może bowiem wykorzystać zarówno sam komputer podłączony do internetu jak i urządzenia mobilne. Nie musi martwić się także o cykliczne wykonywanie kopii zapasowej dokumentacji – obecnie każdy program do fakturowania online posiada wbudowane moduły pozwalające na ich automatyczne tworzenie w określonych odstępach czasu np. co godzinę, co 24 godziny.

Również samo przesyłanie dokumentów czy danych kontrahentów pomiędzy komputerem klienta a serwerem jest bezpieczniejsze niż kiedykolwiek –zastosowanie bezpiecznego połączenia poprzez 128 lub 256 bitowy protokół szyfrujący SSL (https:// zamiast http://) uniemożliwia podejrzenie operacji wykonywanych na serwerze klienckim przez co warunki pracy stają się jeszcze bardziej komfortowe. Dodatkowym zabezpieczeniem sesji są hasła logowania które klient sam tworzy w trakcie procesu zakładania konta (w każdej chwili mogą one zostać przez niego zmienione) jak i oprogramowanie antywirusowe oraz antyszpiegowskie pozwalające na szybkie wykrycie zainfekowanych plików czy wiadomości e-mail i ich usunięcie.

Dobrze chronione serwery w „chmurze” to idealne miejsce pracy dla każdego przedsiębiorcy tworzącego i wysyłającego faktury drogą elektroniczną zwiększające jednocześnie szybkość i mobilność działania za cenę o wiele niższą niż w przypadku tradycyjnego oprogramowania fakturującego.