Pieczęć „zapłacono” na fakturze

Zgodnie z kodeksem cywilnym dłużnik spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. Czy opieczętowane wyrażenie „zapłacono” na fakturze będzie spełniało rolę potwierdzenia płatności? Wyjaśniamy!

Kiedy warto żądać od sprzedawcy potwierdzenia zapłaty?

W przypadku sprzedaży towarów lub usług udokumentowanych fakturą pokwitowanie zapłaty to nie tylko obowiązek sprzedawcy, ale przede wszystkim przywilej kupującego. Warto z niego korzystać, gdyż stanowi niezbędny dowód podczas kontroli podatkowych lub dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej. W jakiej sytuacji warto poprosić wierzyciela o potwierdzenie zapłaty?

Zgodnie z art. 26i ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik jest zobligowany do zwiększanie swojej kwoty opodatkowania o wartość faktury zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów. Zwiększenie podatku powinno być dokonane w zeznaniu podatkowym za rok, w którym upłynęło 90 dni od daty zapłaty określonej na fakturze. Pomimo tego, że termin zapłaty na fakturze jest ustalony przez obie strony, nie mają one pełnej dowolności. Wskazany Terminy płatności maksymalnie może wynieść do 60 dni. W związku z powyższymi przepisami prawa w każdym przypadku, kiedy chcemy zaliczyć fakturę do kosztów uzyskania przychodu, warto mieć udokumentowaną płatność. Tym samym zabezpieczymy się od zakwestionowania przez urząd skarbowy możliwości ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu.

Inną sytuacją może być chęć dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej z tytułu niedostarczonego towaru. W świetle prawa obowiązek udokumentowania faktu zapłaty spoczywa na dłużniku.

Nie ma wątpliwości co do udokumentowania płatności uregulowanych za pomocą kart płatniczych lub przelewów. W takim przypadku wystarczającą formą potwierdzenia będzie wyciąg bankowy. Pomimo tego, że przepisy prawa jasno ograniczają możliwość transakcji gotówkowych do 15 000 zł i coraz częściej faktury opłacane są poprzez płatności elektroniczne, nadal dość często zdarzają się płatności gotówkowe. Potwierdzenie płatności w tym przypadku, nie jest tak oczywiste, jak w przypadku zapłaty za pomocą przelewów lub kart płatniczych. Przedsiębiorcy płacący gotówką, mają wątpliwości co do tego, w jaki sposób powinni potwierdzić zapłatę za takie transakcje.

Potwierdzenie zapłaty w przypadku transakcji gotówkowych

Bez wątpienia samo wskazanie gotówki, jako formę płatności na fakturze, nie będzie wystarczającym potwierdzeniem zapłaty. Czy w takim razie pieczątkę „zapłacono” lub „zapłacono gotówką” można traktować, jako potwierdzenie uregulowania zobowiązania przez dłużnika? Zarówno pieczątki z zawartą frazą „zapłacono”, jak i odręczne adnotacje „zapłatę otrzymano” są akceptowalne, jako potwierdzenie płatności. Warto jednak zamiesić dopisek „do zapłaty 0 zł”. W takim przypadku nie będzie wątpliwości co do tego, czy dłużnik uregulował całość swojego zobowiązania.

O ile powyższe pieczątki stosowane na fakturach są najprostszą formą udokumentowania płatności, równie często przedsiębiorcy korzystają z dokumentów kasowych. KP, czyli tzw. kasa przyjmie, z pewnością nie pozostawi żadnych wątpliwości co do tego, w jakiej wysokości płatność została uregulowania.

Podsumowując na żądanie dłużnika, wierzyciel ma obowiązek wystawić pokwitowanie zapłaty, które na fakturze w przypadku płatności gotówkowych, może przyjąć formę pieczątki z wyrazem „zapłacono”. Dla kupującego taka adnotacja na fakturze stanowi istotny dowód podczas kontroli skarbowych oraz w sądzie, kiedy dochodzi swoich roszczeń.