Pełna księgowość w spółce z.o.o. czyli nie taki diabeł straszny

Prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych jest postrzegane często jako duży minus spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, na których polskie prawo wymusza księgowanie każdej złotówki, a nawet każdego grosika.

Jednoosobowa działalność gospodarcza rządzi się innymi prawami jeżeli chodzi o księgowość, więc temat może być trudny szczególnie dla osób przyzwyczajonych do uproszczonej ewidencji. Nie oznacza to jednak, że pełna księgowość jest barierą nie do pokonania dla wszystkich, którzy myślą o utworzeniu spółki z o.o.

Uproszczona kontra pełna księgowość

Jeżeli do tej pory prowadziłeś/-aś jednoosobową działalność, prawdopodobnie stosowałeś uproszczoną księgowość, ponieważ w Polsce Ustawa o rachunkowości dopuszcza taką praktykę w przypadku takiego biznesu. Dla niewtajemniczonych polega ona głównie na ewidencjonowaniu faktur - kosztów oraz przychodów związanych z działalnością gospodarczą. Środki finansowe na rachunku firmowym są własnością osoby prowadzącej jednoosobowy biznes i o ile prowadzi ona uproszczone księgi, o tyle przelew środków z konta firmowego na prywatny ROR nie wymaga żadnego księgowania.

Zupełnie inaczej jest w przypadku pełnych ksiąg rachunkowych. Tutaj przelanie chociażby 1 grosza na inny rachunek - swój własny albo kontrahenta - wymusza ewidencję operacji gospodarczej. Podobnie jest w przypadku prowadzenia kasy - każda wpłata oraz wypłata z kasy podlega ewidencji księgowej. Dodatkowo ważną informacją dla osób zastanawiających się nad założeniem spółki z o.o. jest konieczność sporządzania i składania elektronicznych sprawozdań finansowych.

Pełna księgowość w spółce z o.o. - jak zacząć?

Decydując się na założenie spółki z ograniczoną działalnością nie mamy wyboru pomiędzy uproszczoną a pełną księgowością. Ustawa o rachunkowości wprost narzuca na nas konieczność prowadzenia pełnych ksiąg. Od czego jednak zacząć i jak prowadzić taką rachunkowość? Ważną kwestią jest założenie firmowego rachunku bankowego oraz skrupulatne wykorzystywanie środków na nim zgromadzonych do kupowania oraz płacenia za usługi, towary czy materiały służące naszemu biznesowi. Jest to bardzo ważne, ponieważ każdy nasz wyciąg bankowy podlega zewidencjonowaniu.

Dodatkowo każda operacja wykonywana na pieniądzach spółki z o.o. musi mieć swoją podstawę - aby zapłacić np. za towar, musimy mieć na niego fakturę, by wypłacić wynagrodzenie musi być zawarta umowa z pracownikiem. Gotówka w kasie, jeżeli zdecydujemy się na jej prowadzenie, musi podlegać stałemu monitorowaniu. Niedopuszczalne jest, aby wspólnicy spółki z o.o. płacili za faktury spółki z rachunków prywatnych albo wykorzystywali pieniądze z konta firmowego do swoich poza biznesowych celów. Za rachunkowość w spółce z o.o. odpowiada cały jej zarząd poza pełnomocnikami - nawet jeżeli wynajmiesz biuro rachunkowe do prowadzenia księgowości, więc warto, aby w umowie z takim biurem zawrzeć informację o tym kto zapłaci ewentualne kary za błędy księgowych.

Osoby ewidencjonujące zdarzenia gospodarcze, a więc ci, którzy księgują również są odpowiedzialni za a zgodność z prawem operacji, jakie nanoszą do ksiąg.