Zacznijmy od przypomnienia, czym w ogóle jest samochód osobowy na gruncie prawa podatkowego. W art. 5a pkt. 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określono, że pod pojęciem tym kryje się pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób, łącznie z kierowcą. Do wyjątków zaliczają się:
- pojazdy samochodowe z jednym rzędem siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
- klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy lub van, - z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków, - pojazdy samochodowe posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwoziem przeznaczonym do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
- pojazd specjalny, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy,
- pojazdy samochodowe określone w art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli inne pojazdy samochodowe, które uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
Odliczanie 100% podatku VAT od samochodu osobowego (zarówno od jego nabycia, jak i kosztów eksploatacji) jest możliwe, gdy przedsiębiorca:
- zgłosi pojazd w urzędzie skarbowym jako pojazd firmowy poprzez złożenie formularza VAT-26 (w terminie 7 dni od dnia, w którym kupi pojazd lub poniesie pierwszy wydatek z nim związany),
- ustali taki sposób użytkowania, który wykluczy użytek samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (poprzez sporządzenie regulaminu wewnętrznego, w którym dokładnie określi zasady użytkowania samochodu),
- będzie prowadził szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę (powinna ona zawierać numer rejestracyjny samochodu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika auta w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, wpisy dotyczące każdego wykorzystania – takie jak data i cel wyjazdu, opis trasy, liczba przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej, a także podpis podatnika – oraz liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji).