Obowiązkowa dokumentacja przy zatrudnieniu pracowników

Umieszczone ogłoszenie o pracę, analiza nadesłanych CV, rozmowy kwalifikacyjne i wreszcie nadchodzi pora zatrudnienia pierwszego w firmie pracownika. Z faktem tym wiąże się jednak sporo obowiązków dla pracodawcy, dotyczących m.in. dokumentacji pracowniczej. Jak kwestię tę regulują przepisy? Sprawdzamy!

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy z 28 maja 1996 r. o zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika, dokumentacja pracownicza powinna składać się z trzech części:

• część A – dokumenty pracownika zgromadzone w związku z ubieganiem się przez niego o zatrudnienie,
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Obowiązkowa dokumentacja pracownicza – co powinna zawierać?

Jeśli chodzi o zawartość poszczególnych części dokumentacji pracowniczej, to powinny w nich znajdować się:

• w części A – kwestionariusz osobowy (ewentualnie CV), kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, dyplomy i świadectwa potwierdzające posiadające kwalifikacje, orzeczenie o niekaralności itp.,
• w części B – umowa o pracę wraz z zakresem obowiązków pracownika, pisemne potwierdzenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o korzystaniu z przysługujących mu z tego tytułu uprawnień, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia firmy (np. służbowego telefonu czy komputera), dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika, orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi itp.,
• w części C – oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, kopia wydanego świadectwa pracy, ewentualna umowa o zakazie konkurencji.

Jakie inne dokumenty?

Poza dokumentacją określoną w rozporządzeniu ministra pracy, pracodawca ma obowiązek samodzielnie prowadzić inne ewidencje dotyczące każdego pracownika z osobna. Są to:

• dokumentacja dotycząca chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy i związanych z tym świadczeń,
• karta ewidencji czasu pracy,
• lista wypłacanego wynagrodzenia,
• karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego (jeśli wymaga ich rodzaj wymaganej pracy),
• rejestr prac ze szkodliwymi substancjami,
• ewidencja pracowników młodocianych.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Nawet jeśli dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, to i tak trzeba je posiadać jako tradycyjne kartoteki. Dopiero po upływie tego czasu mogą zostać zniszczone. Jeśli wcześniej pracodawca ogłosi upadłość lub zostanie postawiony w stan likwidacji, musi wskazać inny podmiot, który będzie przechowywał dokumenty przez wymagany czas.