Nota odsetkowa - co to takiego?

Notę odsetkową stanowi specjalny dokument, którego podstawową funkcją i zadaniem jest możliwość żądania zapłaty odsetek wynikających z nieterminowych płatności kontrahenta.

Nota odsetkowa ma szczególny charakter z uwagi na to, że dotyczy ona faktur opłaconych, które jednocześnie były opłacone po terminie.

Odsetek na podstawie prawidłowo wystawionej noty odsetkowej można żądać także w przypadku, gdy wierzyciel z powodu nieterminowej płatności kontrahenta nie poniósł szkody a także w przypadku, gdy opóźnienie płatności wynikającej z wystawionej faktury nie leży po stronie kontrahenta (czyli w tym przypadku także dłużnika). Zasada ta wynika wprost z artykułu art. 481. § 1 kodeksu cywilnego.

Do noty odsetkowej odnoszą się także przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nimi należy przestrzegać kilku podstawowych zasad. Notę odsetkową można wystawić także w przypadku jeśli na fakturze nie zostało określone, że odsetki będą naliczane w przypadku nieterminowej płatności. W przypadku odsetek już naliczonych a jeszcze nie opłaconych należy pamiętać, że nie będą one stanowiły kosztu uzyskania przychodu. Inaczej będzie w przypadku odsetek naliczonych i zapłaconych które stanowią koszt uzyskania przychodu, a do ich prawidłowego zaliczenia należy dysponować nie tylko notą odsetkową ale także potwierdzeniem płatności przez dłużnika.

Wysokość odsetek a nota odsetkowa

W wielu przypadkach strony wzajemnie określają wysokość odsetek jakie należą się jednej stronie w przypadku nieterminowej płatności przez drugą z nich. Strony w umowie mogą także dookreślić tryb i sposób zapłaty, termin graniczny od którego w przypadku braku zapłaty zostaną naliczane odsetki a także samą stopę odsetek. Jednocześnie należy pamiętać, że określone przez strony odsetki nie mogą przekraczać wysokości odsetek maksymalnych (czyli obecnie czterokrotności stopy kredytu lombardowego NBP). Jeśli termin zapłaty przypadał na dzień ustawowo wolny od pracy, przyjmuje się, że termin płatności ulega przedłużeniu do kolejnego dnia roboczego po dniu wolnym od pracy (czyli po niedzieli lub dniu świątecznym). W przypadku innego dnia wolnego od pracy, termin ten nie ulega przedłużeniu.

Co więcej, przypadku zwłoki dłużnika wierzyciel może żądać także naprawienia szkody na zasadach ogólnych, a w przypadku zaległych odsetek można żądać zapłaty zarówno odsetek kapitałowych jak i odsetek za opóźnienie.

Co powinna zawierać nota odsetkowa? Jak ją poprawnie wystawić?

Warto pamiętać że każda nota odsetkowa stanowi dokument księgowy i z tego też tytułu aby była skuteczna powinna zostać prawidłowo wystawiona. Nota odsetkowa powinna zostać oznaczona kolejnym numerem i wskazywać na określone zdarzenie (w celu łatwego powiązania dokumentu z danym zdarzeniem gospodarczym). Konieczne jest także wskazanie wierzyciela oraz dłużnika (czyli stron, inaczej mówiąc wystawcy noty oraz jej odbiorcy). Prawidłowe wskazanie stron powinno zawierać także ich adresy, co znacznie ułatwi ich późniejszą identyfikację. Do ważności noty kluczowe jest także określenie podstawy naliczania odsetek, z uszczegółowieniem zobowiązania, jego rodzaju i kwoty, numeru dokumentu oraz terminu opóźnienia w zapłacie.

Poprawnie wystawiona nota odsetkowa powinna wskazywać także na termin płatności zobowiązania wraz z naliczonymi odsetkami oraz sposób w jaki dłużnik może zobowiązanie uregulować (np. przelewem na wskazany rachunek bankowy). Dla ważności dokumentu kluczowe jest także podanie daty wystawienia noty oraz podpis osoby która notę wystawia.