Nota korygująca czy faktura korygująca?

Noty korygujące i faktury korygujące to terminy często używane zamiennie zwłaszcza przez osoby, które nie są profesjonalnymi księgowymi. Tymczasem, jest to poważny błąd, ponieważ w obecnie obowiązującym polskim prawie podatkowym terminy te oznaczają dwa zupełnie różne rodzaje dokumentów.

Jedna z różnic między fakturami korygowanymi a fakturami korygowanymi dotyczy podmiotu uprawnionego do ich wystawiania.

Faktury korygujące może wystawiać tylko sprzedawca, a w niektórych przypadkach faktura korygująca może być wystawiona przez kupującego z błędnymi fakturami. To jednak nie jedyna różnica. Aby dowiedzieć się więcej - przeczytaj poniższy tekst.

Faktura korygująca - kiedy jest wystawiany i czego dotyczy ten dokument?

Faktury korygujące to dokumenty, które wystawiane są w szczególności w przypadku wystąpienia następujących zdarzeń w relacji między dwoma stronami transakcji:

• udzielenie przez sprzedawcę rabatu prowadzącego do zmiany cen,
• zwrot towaru i opakowania sprzedawcy,
• okazuje się, że cena, kwota lub stawka podatku wskazane na fakturze są nieprawidłowe,

Skorygowana faktura powinna zawierać następujące elementy wymagane na mocy ustawy o podatku VAT:

• informacja „faktura korekta”,
• numer i data wystawienia faktury,
• dane umożliwiające identyfikację faktury pierwotnej oraz nazwę towaru lub usługi objętej korektą,
• powód korekty,
• wartość korekty podstawy opodatkowania lub wartość korekty podatku należnego z uwzględnieniem podziału kwot związanych ze stawkami podatku od osób fizycznych i sprzedażą wolną od podatku

Co ważne, możliwość wystawienia faktury korygującej przysługuje – zgodnie z obowiązującym prawem – jedynie sprzedawcy danego towaru lub usługi.

Kiedy wystawia się notę korygującą?

Dopiero w sytuacji, gdy błąd dotyczy elementu formalnego opisu faktury, nabywca faktury może wystawić oświadczenie korygujące, np.

• nieprawidłowo wprowadzony adres podmiotu kupującego lub sprzedającego,
• nieprawidłowy NIP,
• błędnie podana data sprzedaży, paragon lub termin płatności,
• niewłaściwa nazwa towarów lub usług.

Pozycje, które powinny znaleźć się w tym dokumencie to:

• określenie „Nota korygująca”,
• numer faktury wraz z datą wystawienia,
• nazwa, adres i numer NIP podatnika i nabywcy,
• poprawki dotyczące wskazanej treści.
  

Jeśli błąd dotyczy kwestii takich, jak np. rabaty lub obniżki po fakturach, zwroty, płatności (nawet częściowe) lub pomyłki rachunkowe - w takich przypadkach nie powinno się wystawiać noty korygującej. W odróżnieniu od faktury korygującej, to kupujący towar ponosi wyłączną odpowiedzialność za wystawienie noty.

Nie ma ustalonego terminu na wystawienie noty. Mimo, że kupujący ma prawo wystawić ją w każdej chwili, warto pamiętać, że brak lub błędny numer NIP na fakturze uniemożliwia nabywcy odliczenie podatku naliczonego z faktury zakupu. Obecne przepisy nie wspominają o konieczności podpisywania noty – akceptacja dokumentu może mieć również formę elektroniczną.

Faktura korekta oraz nota korygująca – co jeszcze należy wiedzieć?

Ważne jest także postępowanie z fakturą korygującą oraz notą korygującą. Fakturę korektę należy zaksięgować (zarówno u nabywcy, jak i sprzedawcy danego towaru lub usługi), bowiem dokument ten wywołuje skutki na gruncie podatkowym oraz rachunkowym. Inaczej jest w przypadku not korygujących – ponieważ służą one poprawianiu danych formalnych, powinny zostać jedynie dołączone (podpięte) do poprawianego dokumentu.