Nazwa skrócona na fakturze?

Rejestrując działalność gospodarczą poprzez wypełnienie zgłoszenia rejestracyjnego CEIDG – 1 w pewnym momencie osoba wpisująca dane do formularza trafia na pozycję 07 w której musi wpisać nazwę skróconą rejestrowanego podmiotu. Nie zawsze wie jednak co ona oznacza i czy konieczne jest jej określenie.

Czym więc jest nazwa skrócona firmy, kto i w jakich przypadkach może z niej korzystać? Po raz pierwszy ze sformułowaniem „nazwa skrócona” przedsiębiorca styka się w momencie rejestracji działalności (pole 07 deklaracji CEIDG-1). Jej wpisanie nie jest jednak konieczne – pole to można pozostawić puste i uzupełnić je np. przy kolejnej aktualizacji wpisu. Inną kwestią jest to czy prowadząc firmę jednoosobową można posługiwać się tylko nazwą skróconą czy też każdorazowo przedsiębiorca musi podawać ją w pełnym brzmieniu.

W przypadku działalności prowadzonej przez jedną osobę przepis art. 43 o swobodzie działalności gospodarczej mówi: „Firmą przedsiębiorcy jest jego imię i nazwisko”. W związku z tym nazwa skrócona może zostać umieszczona na dokumencie sprzedaży pod warunkiem, że będzie zawierała właśnie te dane (i tylko wtedy) to samo odnosi się do drugiej strony – nabywcy który jest także osobą fizyczną nie posiadającą osobowości prawnej – analogicznie jeżeli zgłasza formę rozliczeń jako VAT-owiec. Z powyższego stwierdzenia wynika więc, że posługiwanie się przez osobę fizyczną będącą przedsiębiorcą nazwą skróconą identyfikującą jedynie samą markę jest niedopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów.

Nie oznacza to jednak, że nazwą tą nie może się on posługiwać w ogóle. Może lecz tylko w kontaktach z klientami lub celach marketingowych np. umieszczać ją na ulotkach czy folderach reklamowych. Kiedy natomiast kontaktuje się z urzędem skarbowym w celu zapłacenia podatku czy na potrzeby zawsze koniecznością staje się podanie nazwy pełnej wraz z imieniem i nazwiskiem właściciela (wraz z numerem identyfikacji podatkowej oraz adresem).

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – zgłaszający się przez formularze ZUS ZUA, ZUS ZZA oraz ZUS DRA może jej używać. Musi pamiętać jedynie, aby dane składające się na zamieszczaną na dokumentach nazwę skróconą były dokładnie takie same jak te, podawane podczas rejestracji firmy.

Z możliwości jakie daje nazwa skrócona mogą natomiast skorzystać podmioty posiadające osobowość prawną tj. spółki prawa handlowego np. z ograniczoną odpowiedzialnością czy komandytowo-akcyjne – wystawiane przez te podmioty faktury sprzedaży nie wymagają więc każdorazowego wystawienia not korygujących jeżeli w kontaktach handlowych wystawiane przez nich dokumenty nie zawierają pełnych ich nazw.