Najem prywatny – jak udokumentować?

Osoba, która wynajmuje komuś mieszkanie stanowiące jego własność, powinna zwracać szczególną uwagę na prawidłowe udokumentowanie zarówno samego wynajmu, jak i uzyskiwanych z tego tytułu przychodów. Pozwoli to uniknąć stresu związanego np. z kontrolą urzędu skarbowego.

Osoba wynajmująca mieszkanie powinna podpisać z najemcą umowę – choć jej pisemna wersja nie jest tak naprawdę wymagana przepisami, to jednak warto się o takową postarać. Dlaczego? Pisemna umowa najmu jest dowodem potwierdzającym legalność uzyskiwanych z tego tytułu przychodów (np. w momencie kontroli urzędu skarbowego), a dodatkowo jeśli najem prywatny opodatkowany jest przy pomocy ryczałtu ewidencjonowanego, pisemna umowa zwalnia podatnika z obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów pochodzących z najmu.

Umowa najmu prywatnego – co powinno się w niej znaleźć?

Umowa najmu prywatnego swoją zawartością nie odbiega od innych umów dotyczących najmu nieruchomości. I tak powinno się w niej znaleźć:

• określenie stron umowy (imiona i nazwiska wynajmującego i najemcy, ich numery PESEL, serie i numery dowodów osobistych itp.)
• wskazanie przedmiotu umowy (wynajem nieruchomości, jej adres)
• informacje dotyczące wysokości opłat, terminu i sposobu ich płatności (ewentualnie wysokość kaucji)
• czas trwania umowy oraz okres jej wypowiedzenia dla każdej ze stron

Osoba wynajmująca prywatne mieszkanie, nawet jeśli prowadzi własną działalność gospodarczą, nie ma obowiązku wystawiania z tego tytułu faktur sprzedażowych. Może jednak to robić, zwłaszcza jeśli najemca to osoba fizyczna, a zapłata czynszu dokonywana jest w gotówce. Wówczas dzięki fakturom nie trzeba ewidencjonować przychodów z najmu przy pomocy kasy fiskalnej. Z tego samego powodu warto gromadzić dowody zapłaty za czynsz, jeśli są one dokonywane na rachunek bankowy wynajmującego. Właściwie opisany przelew także zwalnia z obowiązku rejestrowania przychodów na kasie fiskalnej, co ważne – bez konieczności wystawiania faktur.