Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników. W umowie zawieranej z pracownikiem można określić, kto będzie faktycznie odpowiedzialny za jej prowadzenie (pracodawca czy pracownik) – ważne, by nie została ona podważona np. podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy lub nieprawidłowe jej prowadzenie przedsiębiorcy grozi grzywna w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.
Uwaga! Z dniem 1 stycznia 2017 r. wprowadzona została minimalna stawka godzinowa dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, ale świadczących usługi na podstawie umowy-zlecenia dla przedsiębiorców i innych jednostek. Zgodnie z ustawą, zleceniobiorca oraz osoba świadcząca usługi także są zobligowane do prowadzenia ewidencji czasu pracy za wykonanie zlecenia lub świadczenie usługi. Trzeba ją przechowywać przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Ta pierwsza wymaga podpisu pracownika oraz pracodawcy przy każdej pozycji. Elektroniczna ewidencja czasu pracy to nic innego, jak spotykany w wielu firmach elektroniczny system wejść i wyjść za pomocą karty – ewidencję stanowi tu raport wygenerowany z systemu.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Jak określono w rozporządzeniu ministra pracy w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać:
- dane pracownika i pracodawcy,
- okres, którego dotyczy,
- czas przepracowany ogółem (w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy),
- dyżury,
- urlopy,
- dni choroby,
- zwolnienia od pracy,
- inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.