Czym jest Krajowy System e-Faktur?
KSeF to program informatyczny umożliwiający podatnikom wystawianie, przesyłanie i otrzymywanie ustandaryzowanych faktur. W praktyce ma polegać to na tym, iż przedsiębiorca będzie wystawiać taką fakturę w swoim systemie finansowo-księgowym, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Następnie należy przesłać ją na platformę KSeF. System zweryfikuje zgodność faktury z aktualnym wzorem, a następnie nada jej indywidualny numer identyfikacyjny. Dokument będzie mógł zostać pobrany przez kontrahenta poprzez zalogowanie się na e-konto Urzędu Skarbowego. Faktury przysyłane za pomocą platformy Ministerstwa Finansów mają stanowić kolejny, osobny rodzaj faktury i funkcjonować niezależnie od dotychczas wystawianych dokumentów papierowych i elektronicznych.
Pozostałe funkcjonalności systemu KSeF
Głównym założeniem KSeF jest umożliwienie wglądu organom skarbowym do transakcji dokonywanych między podatnikami. Przejrzystość zawieranych operacji gospodarczych obejmujących kupno i sprzedaż towarów i usług ma usprawnić i przyspieszyć kontrole dotyczące podatku VAT. W konsekwencji ma to uszczelnić system podatkowy i zwiększyć wpływy do budżetu państwa. Jako korzyści dla podatników wskazuje się takie funkcjonalności platformy jak m.in.:
- przechowywanie faktur ustandaryzowanych przez 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały wystawione lub do czasu upływu przedawnienia,
- zapewnienie jednolitego formatu faktury elektronicznej dla wszystkich, analiza i kontrolowanie danych zawartych w fakturach ustandaryzowanych,
- automatyzacja wystawiania faktur, która ma zmniejszyć ilość występowania błędów i usprawnić obowiązki biurowe,
- wysyłanie komunikatów dotyczących wystawienia bądź odrzucenia faktury.
Czy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe?
Należy podkreślić, iż korzystanie z KSeF od 1 października 2021 jest dobrowolne i zależy od indywidualnej decyzji przedsiębiorcy. Jeżeli system się sprawdzi, to docelowo od początku 2023 roku ma on być obowiązkową formą do stosowania rozliczeń między podatnikami, co pozwoli organom skarbowym na pełny i bieżący nadzór nad wszelkim zawieranymi transakcjami.
Jakie korzyści dla przedsiębiorcy daje KSeF?
Aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z platformy, Ministerstwo Finansów zapewnia skrócenie podstawowego terminu na zwrot VAT z 60 do 40 dni dla podatników posługujących się KSeF. Aby z niego skorzystać, wszystkie faktury za dany okres rozliczeniowy muszą być wystawione za pomocą KSeF, a przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem VAT przynajmniej od 12 miesięcy.
Kolejną zachętą ma być uproszczenie sporządzenia korekty VAT w związku z wystawieniem faktury korygującej in minus. Jeżeli taka faktura zostanie wystawiona za pomocą platformy KSeF, to moment w którym otrzyma ona numer identyfikacyjny będzie decydował zarówno o dacie korekty podatku należnego u sprzedawcy, oraz naliczonego u odbiorcy. W takim przypadku zarówno sprzedawca jak i nabywca będą zwolnieni z obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. Podatnik będzie mógł dokonać korekty deklaracji VAT już w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił ustandaryzowaną fakturę korygującą. Jest to znaczne ułatwienie, zwłaszcza na gruncie obowiązujących od niedawna przepisów Slim VAT, które wprowadziły wiele niejasności.
Przedsiębiorcy decydujący się na korzystanie z KSeF będą także zwolnieni z obowiązku przesyłania pliku JPK_FA na żądanie organów podatkowych. Wynika to z faktu, iż organy skarbowe nie mogą żądać od podatników informacji, które są już w posiadaniu administracji skarbowej.