Kosztów związanych z zakupem paliwa nie rozlicza się jednak tak samo, jak zakupu artykułów biurowych czy innych, podstawowych wydatków firmy. Co należy wiedzieć o księgowaniu kosztu paliwa?
Podatek VAT
Przed zaksięgowaniem faktury za paliwo u czynnego podatnika VAT, należy na wstępie ustalić jakiego pojazdu dotyczy ten wydatek. W przypadku samochodów dostawczych, specjalnych bądź samochodów osobowych wykorzystywanych jedynie w działaności gospodarczej (co zostało wcześniej zgłoszone do Urzędu skarbowego na druku VAT-26, a także prowadzona jest kilometrówka), przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku od towarów i usług w pełnej wysokości wykazanej na fakturze. Z kolei, gdy zakupione paliwo dotyczy samochodu osobowego wchodzącego w skład majątku prywatnego przedsiębiorcy bądź samochodu osobowego firmowego, możliwe jest odliczenie jedynie połowy kwoty VAT-u z faktury.
Kwotę podatku VAT naliczonego należy wykazać w pozycji 46 części deklaracyjnej pliku JPK_VAT. Podmioty prowadzące pełną księgowość wykażą również VAT naliczony podlegający odliczeniu po stronie Wn konta 221-2.
Podatek dochodowy
- Nieczynny podatnik VAT
- Czynny podatnik VAT
U nieczynnych podatników VAT koszt stanowi z kolei kwota brutto. Ma wtedy jednak znaczenie jakiego samochodu dotyczy zakupione paliwo. Kosztem jest cała kwota brutto, jeżeli zakupione paliwo dotyczy pojazdu specjalnego, samochodu dostawczego bądź samochodu osobowego, z którego przedsiębiorca korzysta jedynie dla celów wykonywanej przez siebie działalności. W sytuacji, gdy faktura paliwowa dotyczy eksploatacji samochodu osobowego należącego do właściciela lub wchodzącego w skład majątku przedsiębiorstwa, ale używanego do celów mieszanych, nie jest możliwe zaliczenie do kosztów całej kwoty brutto z faktury. Kosztem jest odpowiednio 75% kwoty brutto dla samochodów osobowych firmowych oraz 20% dla samochodów osobowych prywatnych.
Zakup paliwa do samochodu innego niż osobowy bądź do samochodu osobowego zgłoszonego do Urzędu Skarbowego na druku VAT-26, uprawnia do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całej kwoty netto z faktury. Sprawa nieco komplikuje się, jeżeli chodzi o wydatki poniesione na zakup paliwa do samochodu osobowego wykorzystywanego do celów mieszanych, czyli samochodu prywatnego przedsiębiorcy bądź samochodu osobowego wprowadzonego do majątku firmy, który nie jest wykorzystywany jedynie w działalności gospodarczej. W tej sytuacji kwotę netto z faktury powiększa się o nieodliczoną wcześniej część podatku VAT. Kosztem uzyskania przychodu jest z kolei 75% tej kwoty (netto+50% VAT), gdy chodzi o paliwo zakupione do samochodu osobowego firmowego lub 20% w przypadku paliwa zakupionego do samochodu prywatnego przedsiębiorcy.
Ewidencjonowanie
Wydatki poniesione na zakup paliwa należy zaewidencjonować w kolumnie 13 KPiR (inne wydatki). Firmy, które prowadzą pełną księgowość powinny wykazać koszt związany z zakupem paliwa po stronie Wn konta 401 (zużycie materiałów i energii). W przypadku samochodu osobowego wykorzystywanego do celów mieszanych, kiedy to kosztem jest jedynie 75% lub 20% kwoty netto, pozostała wartość nie stanowi kosztu uzyskania przychodów i powinna zostać zaksięgowana na koncie NKUP.
Powyższe zasady dotyczą też innych kosztów eksploatacji pojazdu, takich jak usługa parkingowa, myjnia, zakup części, olejów, płynów, naprawa samochodu itd.
Przepisy nie nakładają na przedsiębiorcę obowiązku umieszczenia numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze za paliwo. W przypadku korzystania z pojazdów, do których przysługuje 50% i 100% odliczenie podatku VAT, warto jest jednak oznaczać, które z faktur dotyczą jakiego samochodu, aby w razie ewentualnej kontroli Urząd Skarbowy nie zakwestionował poprawności odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tego wydatku.