Kradzież w firmie a rozliczenie kosztów

Przepisy podatkowe obowiązujące przedsiębiorców mówią jednoznacznie, że wszystkie czynności mające bezpośredni wpływ na stan firmowego majątku do właściwego jego rozliczenia muszą zostać udokumentowane w taki sposób, by zapewnić rozliczenia podatkowe odpowiadające stanowi faktycznemu.

Wszystkich sytuacji przedsiębiorca nie zdoła jednak przewidzieć a co za tym idzie nie zdoła im zapobiec. Nie oznacza to jednak, że w przypadku ich wystąpienia poniesie tylko i wyłącznie wynikające ze zdarzenia straty – poniesie lecz przysługiwać będzie mu również prawo ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodu a tym samym pomniejszyć odpowiednio podstawę opodatkowania. Właściciel musi jednak pamiętać, iż nie każdą kradzież majątku będzie mógł „wrzucić w koszty”. Dokona tego jeżeli zdarzenie kradzieży nie będzie zawinione przez niego samego lub jego pracowników – stosowanie odpowiednich zabezpieczeń (systemów alarmowych, ochrony czy monitoringu) w firmie w wielu przypadkach będzie uznane przez organy podatkowe za wystarczające do tego aby przedsiębiorca poniesione straty mógł odliczyć.

Nie obędzie się też bez zgłoszenia faktu kradzieży firmowego mienia (firmowy komputer, inny sprzęt eksploatowany w firmie) czy gotówki organom policji – na przedsiębiorcy tutaj będzie ciążyć obowiązek dopilnowania aby sporządzony przez policję protokół by możliwie jak najbardziej szczegółowy i zawierał wszystkie okoliczności zdarzenia (musi być także przechowywany gdyż na jego podstawie dokonane zostanie późniejsze rozliczenie podatkowe). Co więcej – oprócz policyjnego protokołu przedsiębiorca musi sporządzić również protokół wewnętrzny zawierający następujące informacje:

• rodzaj poniesionych szkód oraz ich wartość
• przyczynę jej powstania
• datę oraz miejsce sporządzenia
• podpis osoby sporządzającej dokumentację

Kolejna czynność leżąca po stronie poszkodowanego przedsiębiorcy to zaksięgowanie poniesionej straty w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów z datą w której zdarzenie miało miejsce - gdy natomiast konkretna data nie jest znana najlepsze rozwiązanie to zaksięgowanie kosztu tuż po zakończeniu postępowania przez organ policji – w sporządzanym na koniec roku w spisie z natury wartości utraconych dóbr nie uwzględnia się.

Oczywiście łupem złodziei może paść również stanowiący składnik majątku środek trwały np. sprzęt, maszyny czy samochód firmowy (często o wartości przekraczającej kwotę 3 500 zł umożliwiającą jednorazową amortyzację. Jak w takiej sytuacji wygląda procedura zaliczenia do kosztu uzyskania przychodu? W ich przypadku sytuacja wygląda nieco inaczej – odliczeniu podlegać będą jedynie te środki trwałe, które nie zostały jeszcze zamortyzowane.

Przepisy prawa podatkowego nie dopuszczają bowiem możliwości ponownego zaksięgowania amortyzacji środka trwałego (nawet w przypadku jego kradzieży) – tutaj jedyne co pozostaje przedsiębiorcy to możliwość odliczenia niezamortyzowanej jego części (jeżeli jest to możliwe). Sprowadza się to do wyliczenia odpisów amortyzacyjnych już dokonanych i odjęcia ich od początkowej jego (środka trwałego)wartości – ostatniego odpisu dokonuje się w miesiącu kradzieży a następnie wykreślenia go z ewidencji środków trwałych będących w posiadaniu firmy.

Kiedy jednak skradziony zostaje firmowy samochód oprócz powyższych warunków ubiegania się o zwrot kosztów przedsiębiorca musi pamiętać jeszcze o jednym – musi posiadać ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC). W przypadku jego braku lub też gdy nie będzie ono ważne właścicielowi nie przysługuje prawo odliczenia niezależnie od tego w jakich okolicznościach kradzież miała miejsce (niezawinionych bądź zawinionych z winy przedsiębiorcy bądź jego pracowników).