Koszty w podróży przedsiębiorcy - jak zaksięgować?

Jaki rodzaj podróży można wliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej? To pytanie często zadają sobie osoby prowadzące własny biznes. Wszakże od prawidłowego zaksięgowania kosztów prowadzenia działalności zależeć będzie ile pieniędzy zostanie w naszej kieszeni.

W koszty prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca może wliczyć koszty takiej podróży, która będzie miała na celu pozyskanie nowych klientów bądź prowadzenie z nimi rozmów czy negocjacji handlowych, np. dotyczących zawierania określonych umów czy ustalania ofert.

Koszty transportu

Żeby możliwe stało się zaksięgowanie kosztów związanych z dojazdem na miejsce, przemieszczaniem się przedsiębiorcy, musi on koniecznie posiadać faktury dokumentujące owe czynności. Chodzi tutaj o podróżowanie samolotami, busami, autobusami itd. Bilet nie będzie stanowił tutaj podstawy do dokumentacji kosztów.

Przedsiębiorca, który będzie podróżował firmowym samochodem, musi zachować faktury za paliwo, jeśli znajduje się w swoim kraju. Jednak, jeżeli podróż służbowa odbywa się zagranicą, wystarczą przedsiębiorcy paragony ze stacji benzynowych (w tym przypadku nie odlicza się VAT). Tutaj cała kwota brutto jaką przedsiębiorca zapłacić za paliwo (łącznie z VAT) jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodów.

Podróżując własnym samochodem, z kolei, przedsiębiorca musi prowadzić inny rodzaj ewidencji, czyli tak zwaną "kilometrówkę". Polega to na potwierdzeniu przebiegu z podróży służbowej, prowadzeniu dokumentacji wydatków związanych z eksploatowaniem pojazdu (np. kwota za przejazd autostradą, kwoty za naprawy podczas podróży służbowej, itd.).

Wysokość diety dla przedsiębiorcy

W przypadku podróży odbywającej się w kraju danego przedsiębiorcy (tutaj jest to Polska), kwota diety na dobę dla przedsiębiorcy wynosi 30 złotych. Pełna dieta przysługuje dopiero, jeżeli od początku rozpoczęcia podróży służbowej do jej zakończenia, minęło więcej, niż 12 godzin. Dla podróży służbowej równej 12 godzin przysługiwać będzie 15 złotych. Dla podróży trwającej już całą jedną dobę, za rozpoczętą już, niepełną, następną dobę również przysługuje dieta (za 8 godzin - połowa diety, czyli 15 zł, za więcej, niż 8 godzin - 30 zł).

Jeżeli jednak podróż służbowa odbywana jest zagranicą, przedsiębiorca ma prawo do takiej kwoty diety, jaka została określona dla konkretnego państwa, które on odwiedza. Przykładowo, dla Niemiec wysokość diety wynosi 49 euro. Kwotę tą należy przeliczyć na polski złoty, biorąc pod uwagę kurs Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego przed dniem, w którym ma zostać rozliczona taka podróż służbowa. Dzień ten nazywa się "dniem kosztu".

Usługi hotelowe oraz posiłki w podróży służbowej

Jeśli chodzi o posiłki, kwoty za nie nie można wliczyć w koszty podróży służbowej. Na wydatki tego rodzaju przysługuje dieta dla przedsiębiorcy, będąca limitem wydatków na jedzenie. Usługi hotelowe z kolei, mogą zostać udokumentowane oraz wliczone w koszty tylko wówczas, jeżeli przedsiębiorca uzyska fakturę za nocleg bądź rachunek za nocleg. Jednakże, od usług hotelowych nie odlicza się podatku VAT, tak więc cała kwota za nocleg będzie wliczona w koszty.

Termin rozliczenia podróży służbowej

Podróż służbowa przedsiębiorcy musi zostać rozliczona w okresie do 14 dni od dnia jej zakończenia, w "dzień poniesienia kosztu" (czy "dzień kosztu").