Niestety, kasy fiskalne nie mają opcji wystawiania paragonów korygujących (inaczej jest w przypadku przedsiębiorców dokumentujących sprzedaż przy pomocy faktur – wówczas istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej, a opcję taką posiada oczywiście nasz program do fakturowania Intaxo). W takiej sytuacji osoba dokumentująca sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej musi ewidencjonować korekty, zwroty czy wymiany zewnętrznie.
Jak określono w rozporządzeniu ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących, zwroty towarów oraz uznane reklamacje, które skutkują zwrotem części lub całości zapłaty z tytułu sprzedaży, ujmować należy w osobnej ewidencji zawierającej:
- datę sprzedaży
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację (ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy)
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (w tym wypadku – paragon)
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę
Na podstawie takiej ewidencji na koniec miesiąca przedsiębiorca powinien wprowadzić odpowiedni zapis do księgi przychodów i rozchodów z wartością ujemną w kolumnie 7 oraz dokonać korekty VAT-u należnego wykazanego w deklaracji za okres, którego dotyczył paragon (korekta powinna zostać uwzględniona w bieżącym okresie rozliczeniowym). Oczywiście jeśli mamy do czynienia z wymianą towaru, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić nowy paragon.