Kontrola Urzędu Skarbowego. Jak przebiega?

Należyte wywiązywanie się podatnika z obowiązku podatkowego to dla wielu przedsiębiorców kluczowa kwestia – zwłaszcza w początkowej fazie prowadzenia firmy zwłaszcza w przypadku wszycia kontroli urzędników skarbowych.

Nie zawsze jednak przedsiębiorca uniknie kontroli ze strony organu podatkowego, zwłaszcza w przypadku pojawienia się niejasności w kwestii zbyt wysokich zwrotów podatku VAT. Jak więc przygotować się na kontrolę urzędników, jakie dokumenty przedsiębiorca powinien przygotować?

Pierwszą kwestią o której każdy spodziewający się kontroli przedsiębiorca winien pamiętać jest to, iż czynności kontrolne zgodnie z Ordynacją Podatkową mogą zostać przeprowadzone tylko i wyłącznie w określonym prawnie terminem 7 dni od momentu dostarczenia pisma urzędowego kontrolowanemu podmiotowi (za wyjątkiem sytuacji w której istnieje uzasadnione przypuszczenie, że kontrolowany dopuścił się przestępstwa lub wykroczenia skarbowego – tutaj kontrola może zostać przeprowadzona przez inspektorów niezapowiedziane – za okazaniem imiennej legitymacji osoby kontrolującej).

W praktyce jednak zdarza się, że obowiązek powiadomienia pisemnego przez urzędników jest skrzętnie pomijany – urzędnicy w sprawie przeprowadzenia kontroli kontaktują się telefonicznie w celu umówienia (najbliższego terminu).

Co więcej – przedsiębiorca godząc się na przeprowadzenie kontroli tylko i wyłącznie na podstawie rozmowy telefonicznej z urzędnikiem skraca jednocześnie czas na przygotowanie się do niej – z reguły bowiem termin ten wynosi od 2-3 dni od jej przeprowadzenia (jest to często czas zbyt krótki na pełne przygotowanie wszelkich niezbędnych dokumentów rozliczeniowych a co za tym idzie nie trudno czegoś pominąć) – kontrolowany musi liczyć się w tym przypadku z tym, że kontrola może zostać rozpoczęta natychmiast po otrzymaniu zawiadomienia i upoważnienia. Stad też poleca się, aby właściciel przedsiębiorstwa poprosił urzędnika o przesłanie pisemnego zawiadomienia o wszyciu działań kontrolnych przez Urząd skarbowy względem jego firmy.

Otrzymując zawiadomienia w formie pisemnej kontrolowany dowie się przede wszystkim o tym jaki jest zakres kontroli która ma zostać przeprowadzona oraz jakich kwestii podatkowych będzie dotyczyć. Będzie mieć więc wystarczająco dużo czasu na przygotowanie niezbędnych dokumentów i ksiąg rachunkowych a tym samym w trakcie ich badania ma możliwość szybkiej reakcji na wykryte nieprawidłowości i ich ewentualną poprawę (gdy nie zdąży jedynym wyjściem jest oczekiwania na protokół kontrolny zawierający listę uchybień które należy skorygować).

Przedsiębiorca zanim jeszcze czynności kontroli podatkowej zostaną przeprowadzone musi pamiętać, że nie zawsze będą one mieć miejsce w siedzibie firmy – zasadą jest, że kontrola musi być przeprowadzona tam, gdzie znajduje się cała wymagana zawiadomieniem dokumentacja. Jak jednak powinien zachować się przedsiębiorca u którego pojawili się urzędnicy skarbowi?

Po pierwsze powinien zażądać zawiadomienia o wszyciu kontroli – po drugie upoważnienia na podstawie którego będzie wszyta kontrola zawierającego m.in. datę jej rozpoczęcia, zakończenia jak też (co najważniejsze) zakres czynności kontrolnych.

W trakcie sprawdzania przez urzędników dokumentacji księgowej przedsiębiorca powinien mieć się także na baczności – to, że upoważnienie zawiera wytyczne co do zakresu działań urzędników skarbowych nie znaczy, że tylko o to będą pytać – bardzo częstą sytuacją są kwestie podatku VAT z lat ubiegłych, które nie dotyczą faktycznego przedmiotu obecnych działań urzędniczych – można więc odmówić odpowiedzi na zadane pytania (nie przedstawiając jednocześnie owej dokumentacji) i poprosić o przesłanie kolejnego zawiadomienia dotyczącego działań kontrolnych dotyczących tych właśnie kwestii.