Koniec papierowej księgowości?

Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być przygotowywane i przekazywane do Urzędu Skarbowego w formie elektronicznej. Nie jest akceptowane wysyłanie ich jako papierowe dokumenty, poza ściśle określonymi wyjątkami nie przyjmuje się też skanów dokumentów. Czy to oznacza, że papierowa księgowość to już historia?

Jednolity Plik Kontrolny: elektroniczna informacja do Urzędu Skarbowego

Od daty wejścia w życie zmienionych zasad wszystkie jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców, firmy i organizacje pożytku publicznego, a także inni podatnicy podatku PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe, zobowiązani są do prowadzenia ewidencji księgowej elektronicznie. Informacje dotyczące finansów przekazywane są do Urzędu Skarbowego za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Obligatoryjne jest przekazywanie tylko niektórych informacji – pozostałe dosyła się na życzenie urzędu. Plik JPK powinien zawierać dane dotyczące wszystkich prowadzonych przez firmę transakcji kupna i sprzedaży VAT. Plik musi być wysłany do 25 dnia każdego miesiąca (za okres dotyczący miesiąca poprzedniego) i nie może być zastąpiony papierowymi rozliczeniami. Zgłoszenie musi być dokonane za pośrednictwem systemu informatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości, przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu.

E-sprawozdanie finansowe: jak to wygląda?

Aby przygotować sprawozdanie finansowe w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, każda firma rozliczająca się sama (czyli niekorzystająca z usług biura rachunkowego) musi mieć dostęp do odpowiedniego programu księgowego, który umożliwia tworzenie tego typu rozliczeń. Dzięki temu można przesyłać informacje bezpośrednio z systemu księgowego do Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na lokalizację przedsiębiorstwa. Nie ma konieczności przygotowywania, drukowania i wysyłania papierowych dokumentów. Co ważne, poza kilkoma wyjątkami urząd nie będzie też przyjmował skanów dokumentów papierowych: muszą to być pliki wygenerowane w odpowiednim programie księgowych umożliwiającym tworzenie JPK.

Warto pamiętać, że dane zawarte w Jednolitym Pliku Kontrolnym traktowane są jako deklaracja, muszą więc być bezpiecznie przechowywane przez okres ustalony w ustawie. Przy czym nie chodzi tu o wydrukowanie dokumentów i umieszczenie ich w teczce: plik musi być zachowany na dysku komputera.

Księgowość elektroniczna a papierowe dokumenty

Fakt, że rozliczanie księgowe z Urzędem Skarbowym przebiega już wyłącznie w formie elektronicznej, nie oznacza automatycznie, że wszystkie dokumenty w firmie muszą być przechowywane i generowane też tylko w takiej postaci. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodatkowo drukować faktury i inne dokumenty na własny użytek oraz w ramach obiegu dokumentów z pracownikami czy kontrahentami. Trzeba natomiast pamiętać, że na firmie decydującej się na korzystanie także z papierowej wersji dokumentów spoczywa obowiązek bezpiecznego przechowywania dokumentacji przez odpowiedni okres, wiąże się to też z koniecznością zabezpieczenia dokumentów przed zgubieniem lub wyciekiem poufnych danych w nich zawartych. Bezpieczniejsze, a zarazem tańsze, jest elektroniczne przechowywanie dokumentów księgowych.