Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu nie są wydatki związane z używaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (jest ona określona w rozporządzeniu ministra finansów).
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zwaną potocznie kilometrówką. Dotyczy to także tych przedsiębiorców, którzy korzystają z samochodu osobowego będącego własnością osoby trzeciej i użytkowanego na podstawie umowy użyczenia, dzierżawy lub umowy najmu.
Najczęściej wykorzystywaną formą umowy najmu długoterminowego jest leasing operacyjny, przy czym – zgodnie z 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – przedsiębiorcy korzystający z samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Aby móc w całości zaliczyć wydatki związane z użytkowaniem auta na podstawie umowy leasingu do kosztów uzyskania przychodu, musi ona spełniać następujące warunki:
- jest zawarta na czas oznaczony, który stanowi co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne,
- jest została zawarta na okres co najmniej 10 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości,
- suma ustalonych w niej opłat, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, jest równa co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.