Zgodnie z art. 5a pkt. 19a ustawy o PIT, samochód osobowy to każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Każdy przedsiębiorca ma prawo wpisać samochód osobowy wykorzystywany na potrzeby firmy do ewidencji środków trwałych (o ile stanowi własność lub współwłasność podatnika, jest wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, w dniu wpisu jest kompletny i zdatny do użytku, a okres jego przewidywanej użyteczności jest dłuższy niż rok) i dokonywać odpisów amortyzacyjnych związanych z utratą jego wartości. Odpisy te stanowią koszt uzyskania przychodu, jednak występują tu pewne ograniczenia. Jak przewidziano w art. 23 ust. 1 pkt. 4 tej ustawy, kosztem uzyskania przychodu nie są odpisy amortyzacyjne w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro. Przeliczenia na złote dokonuje się według kursu euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania pojazdu do używania. Kosztem podatkowym nie mogą być także odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej samochodów osobowych zakupionych ze środków otrzymanych np. z unijnej dotacji.
Księgowość online
Załóż konto i prowadź KPiR onlineZakładam kontoJeśli samochód został wpisany do ewidencji środków trwałych, przedsiębiorca może wliczać w koszty wszelkie wydatki związane z jego użytkowaniem w pełnej wysokości, z wyjątkiem wydatków na dobrowolne ubezpieczenie AC. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 47, kosztem uzyskania przychodów nie mogą być składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Przeliczenia na złotówki również dokonuje się według kursu Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Co ważne, wydatki związane z powypadkowym remontem auta można ująć w kosztach tylko wtedy, gdy samochód był objęty ubezpieczeniem OC. Podobnie wygląda sytuacja ze stratami powstałymi w wyniku utraty lub likwidacji auta.
W wielu przypadkach przedsiębiorcy korzystają z aut na mocy umowy leasingu operacyjnego. Jeżeli umowa taka została zawarta w sposób prawidłowy (w przypadku samochodów osobowych na co najmniej 2 lata, a suma opłat ustalonych w umowie, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych), to w koszty firmowe można wliczyć wszystkie wydatki związane z umową (raty leasingowe, opłata wstępna) w pełnej wysokości. Przedsiębiorca ma również prawo uwzględnić w kosztach wszelkie wydatki związane z bieżącym użytkowaniem takiego auta.
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku korzystania w firmie z samochodu, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych lub został udostępniony np. na podstawie umowy najmu. Wówczas wydatki związane z użytkowaniem takiego auta rozlicza się zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy o PIT. Podatnik ma więc obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego, czyli tzw. kilometrówki. Wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Jego ustalenie polega na pomnożeniu liczby przejechanych kilometrów w ramach prowadzonej działalności przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Obecnie stawki dla samochodów osobowych wynoszą:
- 0,5214 zł – dla aut o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
- 0,8358 zł – dla aut o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3