Nota korygująca to dokument, który może wystawić tylko nabywca towaru lub usługi w sytuacji, gdy pomyłka w treści pierwotnej faktury dotyczy jej elementów opisowych, takich jak nieprawidłowy adres nabywcy lub sprzedawcy, błędnie wpisany numer NIP, nieprawidłowa data sprzedaży, wystawienia faktury czy terminu płatności lub złe oznaczenie towaru/usługi. Co ważne, w przepisach nie oznaczono terminu na wystawienie noty korygującej – nabywca ma prawo zrobić to w dowolnym momencie, w którym zauważy pomyłkę. Ważne jest jednak, aby wystawiający notę korygującą nabywca posiadał akceptację jej otrzymania przez sprzedawcę. Może to być np. akceptacja w formie elektronicznej (e-mail z potwierdzeniem jej otrzymania).
Kiedy faktura korygująca?
Innym rodzajem dokumentu służącym do poprawiania błędów na fakturze jest faktura korygująca. W przeciwieństwie do noty korygującej, prawo do jej wystawienia posiada wyłącznie sprzedawca towaru lub usługi w sytuacjach, gdy doszło do zmiany/pomyłki w pozycjach faktury podlegających ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych, takich jak stawka podatku, kwota podatku czy cena towaru lub usługi. Dla przykładu – fakturę korygującą sprzedawca wystawi w sytuacji, gdy udzielił nabywcy rabatu (co skutkuje zmianą ceny), towary zostały zwrócone sprzedawcy, zwrócona została zapłata (w całości lub w części), nastąpiła pomyłka w stawce podatku VAT lub błędnie wyliczono jego kwotę.Jeśli na skutek wystawienia faktury korygującej sprzedawca podwyższa podatek VAT, korekta podatku należnego powinna nastąpić bez względu na to, czy otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Jeżeli jednak na skutek wystawienia faktury korygującej dojdzie do obniżenia podatku VAT, konieczne jest potwierdzenie jej odbioru przez nabywcę, a sprzedawca musi posiadać je przed terminem złożenia deklaracji za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą. Potwierdzeniem odbioru w takich sytuacjach jest np. list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, potwierdzenie pisemne, odesłanie faktury korygujący z datą odbioru i podpisem odbiorcy czy faks potwierdzający odbiór korekty.