Kiedy nie trzeba prowadzić kilometrówki?

Przedsiębiorcy wykorzystujący na potrzeby firmy prywatny samochód osobowy co do zasady są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, zwanego potocznie kilometrówką. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły.

Dla wielu przedsiębiorców samochód to niezbędny środek transportu. Jeżeli jest to auto wykorzystywane tylko na potrzeby prowadzonej działalności i wpisane do ewidencji środków trwałych, wszystkie związane z jego eksploatacją wydatki można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli jednak jest to samochód prywatny, przedsiębiorca ma – co do zasady – obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zwanego potocznie kilometrówką. Pozwala ona wliczyć w koszty uzyskania przychodów wydatki poniesione na eksploatację prywatnego samochodu w tych sytuacjach, kiedy był wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności.

Do wydatków tych zalicza się m.in. zakup paliwa, opłaty za parking i autostrady czy koszty napraw lub części zamiennych. Wliczenie ich w koszty jest jednak możliwe do kwoty wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych na potrzeby firmy kilometrów przez stawkę określoną w rozporządzeniu ministra finansów. Zależy ona od pojemności silnika i wynosi 0,5214 zł dla aut o pojemności do 900 cm3 oraz 0,8358 zł dla aut o pojemności powyżej 900 cm3.

W niektórych sytuacjach – nawet jeśli podatnik wykorzystuje prywatny samochód w celach służbowych – prowadzenie kilometrówki nie jest potrzebne. Nie muszą tego robić przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z fiskusem liniowo lub na zasadach ryczałtu. W ich przypadku podatek jest bowiem wyliczany od całego dochodu, niepomniejszonego o koszty. Kilometrówka nie jest wymagana także w przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodu ciężarowego.