Najogólniejsza zasada dotycząca obowiązku stosowania kas fiskalnych głosi, że w codziennej działalności muszą z niej korzystać firmy, które dokonują transakcji z klientami indywidualnymi oraz rolnikami ryczałtowymi. O ile od tej zasady istnieją pewne wyjątki (omówimy je później), to istnieje szereg typów działalności, obejmujący zarówno sprzedaż towarów, jak i usług, w których stosowanie kasy fiskalnej jest obowiązkowe i nie podlega żadnym zwolnieniom. Zalicza się do nich sprzedaż:
- gazu płynnego
- części do silników
- silników spalinowych wewnętrznego spalania
- nadwozi do pojazdów silnikowych
- przyczep, naczep i kontenerów
- części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych
- silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania
- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem)
- sprzętu fotograficznego (z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego)
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych
- wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU
- wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów)
- perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów
Jeśli chodzi o usługi, to bezwzględnemu obowiązkowi rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej mają przedsiębiorcy wykonujący usługi:
- przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z wyłączeniem transportu lądowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego oraz transportu lądowego pasażerskiego rozkładowego: międzymiastowego i specjalizowanego)
- przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania)
- wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów
- badań i przeglądów technicznych pojazdów
- opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów
- prawniczych, z wyłączeniem czynności notarialnych
- doradztwa podatkowego
- związanych z wyżywieniem, świadczonych wyłącznie przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering)
- fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych
Kto nie musi mieć kasy fiskalnej?
Jak już wcześniej wspomniano, istnieje również szereg zwolnień z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Reguluje je rozporządzenie ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. I tak do 31 grudnia 2016 r. kasy fiskalnej nie muszą mieć:
- przedsiębiorcy, których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł
- przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku podatkowym rozpoczęli dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (jeśli obrót z tego tytułu nie przekroczył – w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym – 20 tys. zł)
Z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej zwolnieni są również przedsiębiorcy:
- świadczący usługi dostawy towarów w systemie wysyłkowym, o ile dostawca towaru otrzymuje całość zapłaty za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana
- świadczący usługi na rzecz klientów indywidualnych oraz rolników ryczałtowych, jeśli otrzymują całość zapłaty za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła
- zajmujący się wynajmem oraz zarządzaniem nieruchomości własnych lub dzierżawionych, pod warunkiem, że usługi te zostały w całości udokumentowane fakturą