Jaką podać datę wykonania usługi na fakturze?

Gdy prowadzimy działalność gospodarczą, wystawianie faktur jest dla nas na porządku dziennym. Za dzień, w którym uzyskujemy przychód, jest uznamy ten, w którym wydajemy rzeczy, wykonujemy daną usługę w całości lub przynajmniej częściowo, zbywamy się prawa majątkowego.

Jednak data powinna być maksymalnie równoznaczna z dniem, kiedy zostaje wystawiona faktura lub opłacona należność. Odpowiedni zapis znajdziemy w art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Data wykonania usługi

Są takie usługi, przy których określenie daty, w jakiej zostały ukończone, jest dosyć skomplikowane. Zwłaszcza, że w przepisach nie znajdziemy zapisu, który jednoznacznie wskazywałby, kiedy dana usługa zostanie wykonana. Nawet zmiany z 2014 roku nie pozwoliły na większe zrozumienie tego zagadnienia. Wciąż zatem nie znamy definicji, jaka określiłaby chwilę wykonania usługi.

Z tego powodu za moment wykonania usługi przeważnie uznaje się chwilę, gdy zostaną zrealizowane konkretne elementy umowy. Obie strony zatem same ustalają, w jaki sposób dojdzie do realizacji zadania i kiedy zostanie ukończona usługa np. sporządzanie i podpisanie odpowiedniego protokołu odbioru, przesłanie dokumentacji dotyczącej zlecenia, a także wiele innych. W dużej kwestii charakter usługi wpływa na to, czy dana usługa została wykonana.

Usługa między wykonawcą a zleceniodawcą

Na początek należy sprawdzić, jak zostało to ujęto w umowie między obiema stronami. Powinny w niej zostać zawarte dokładne warunki, które określą, kiedy usługa została wykonana.

Może jednak zdarzyć się, że nie została podpisana żadna umowa. Wtedy za moment wykonania usługi uznaje się chwilę, w której okoliczności potwierdzają to, np. odbiór przez klienta przesyłki.

Jeśli zawieramy umowę na dłuższy okres czasu, usługa jest świadczona cały czas bez przerwy (nazywa się to trybem ciągłym). Chodzi tutaj o takie usługi jak: stałe doradztwo, usługi sprzątania danego obiektu. W takiej sytuacji przeważnie za datę powstania przychodu oraz wystawienia faktury uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego, który został zawarty w umowie lub fakturze. Najważniejsze jest to, że nie może to być rzadziej niż raz na rok.

Jak uznać usługę za wykonaną.?

W większości sytuacji chodzi jedynie o to, że usługodawca musi wykonać wszelkie czynności, które są związane z danym rodzajem usługi. Czasami jednak dodatkowo konieczne jest zaakceptowanie efektów usługi przez wykonawcę. Bez tego nie można uznać usługi za wykonaną.

Przyjrzyjmy się przykładom:

Sytuacja 1

Firma A podpisała umowę najmu lokalu z firmą D. Umowa była zawarta na czas nieokreślony i zastrzeżono miesięczny okres wypowiedzenia. Okres rozliczeniowy liczono miesięcznie, a pieniądze za wynajem miały być przekazywane zawsze na początku miesiąca na rozpoczynający się miesiąc.

W takiej sytuacji w fakturze będzie wpisywana zawsze data pierwszego dnia miesiąca.

Sytuacja 2

Firma A zleciła zaprojektowanie ogrodu letniego firmie B. Na początek stworzono wizualizację tego miejsca. Nabywca zaakceptował pomysł. Został określony czas, w którym firma miała ukończyć tworzenie projektu.

Prace przebiegły zgodnie z planem i w terminie nabywca mógł obejrzeć gotowy ogród. Jednak efekt nieco różnił się od wcześniejszych założeń.

W tej sytuacji firma zlecająca usługę nie przyjęła wykonanej pracy, gdyż nie spełniała wcześniejszych ustaleń. Chociaż projekt został zrealizowany, to dla celów podatkowych usługa pozostała nie wykonana.

Jak widać zależnie od sytuacji, inne czynniki mogą wpływać na wykonanie lub niewykonanie usługi.