Jak zaksięgować fakturę zakupu?

Faktura to podstawowy dokument wykorzystywany przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Za każdym razem wystawia się dwa egzemplarze faktury – jeden trafia do sprzedawcy, drugi – do nabywcy. Dla nabywcy otrzymany od kontrahenta dokument jest fakturą zakupu, którą można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Podpowiadamy, jak zaksięgować fakturę zakupu w księgach rachunkowych.

Faktura zakupu to dla nabywcy towaru/usługi formalne potwierdzenie przeprowadzonej transakcji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy ją przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nim podatku VAT. Każda faktura zakupu powinna również zawierać określone elementy: kolejny numer, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, ich numery NIP, nazwy i wartości towaru, ich cenę, stawki oraz kwoty podatku.

Aby móc wliczyć dokument do kosztów uzyskania przychodów należy wiedzieć, jak zaksięgować fakturę zakupu. W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy dokument został wystawiony w dwóch egzemplarzach i czy wszystkie zawarte na niej dane są prawidłowe. Jeśli nie ma wątpliwości co do poprawności faktury, można ją zaksięgować w kosztach podatkowych i ująć w rejestrze VAT. Do księgowania faktur zakupowych służą trzy kolumny księgi przychodów i rozchodów: kolumna nr 10 – zakup towarów i materiałów, kolumna nr 11 – koszty uboczne zakupu oraz kolumna nr 13 – pozostałe wydatki.
Równie ważny jest moment zaksięgowania faktury w kosztach podatkowych. Co do zasady, faktury zakupowe należy zaksięgować w KPiR w miesiącu, którego dotyczą. Jeśli jednak przedsiębiorca znajdzie gdzieś przeoczone wcześniej faktury albo otrzyma fakturę zakupową z opóźnieniem, ma prawo zaksięgować ją w miesiącu, w którym ją znajdzie lub otrzyma.

W prawidłowym księgowaniu faktur zakupowych początkującym przedsiębiorcom może pomóc księgowość internetowa Intaxo. Umożliwia ona m.in. prowadzenie KPiR i ewidencji VAT, wyliczanie składek ZUS i podatku VAT oraz wprowadzanie kosztów uzyskania przychodów. Księgowość online Intaxo to gwarancja wygody, oszczędności czasu i pieniędzy.