Jak wystawić rachunek? Poradnik

Jeszcze niedawno rachunek był powszechnie stosowanym dokumentem potwierdzającym zrealizowanie sprzedaży przez firmy zwolnione z VAT-u. Obecnie rachunki zostały zastąpione tzw. fakturami zw, które jednak w rzeczywistości gospodarczej wciąż określa się często mianem rachunku. Podpowiadamy więc, jak wystawić rachunek oraz jakie elementy musi on zawierać.

Rachunek – albo inaczej rachunek uproszczony – do końca 2013 r. był dokumentem potwierdzającym sprzedaż dla firm zwolnionych z podatku VAT. Jednak zgodnie z przepisami, które weszły w życie 1 stycznia 2014 r. przedsiębiorstwa tego typu nie mają już prawa wystawiać rachunków. Zastąpiły jest tzw. faktury zw, które jednak przez wielu przedsiębiorców są nadal określane mianem rachunku.

Kiedy trzeba wystawić rachunek (fakturę zw)?

Jak określono w przepisach, firmy zwolnione z podatku VAT mają obowiązek wystawienia faktury zw na żądanie nabywcy towaru/usługi w terminie do trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż. Dla przykładu, jeśli sprzedaż nastąpiła 13 września, a nabywca zgłosi żądanie otrzymania faktury zw najpóźniej do 31 grudnia, to przedsiębiorca ma obowiązek wystawić taki dokument. Jeśli żądanie nabywcy zostanie zgłoszone później niż 31 grudnia, przedsiębiorca nie musi przygotowywać faktury zw.

Jak wystawić rachunek (fakturę zw)?

Informacje, które powinien zawierać rachunek, zostały określone w par. 14 rozporządzenia ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. W myśl powyższego rozporządzenia, rachunek (faktura zw) musi zawierać:

• dane sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska, nazwy firm, ich adresy)
• kolejny numer rachunku oraz datę jego wystawienia
• datę sprzedaży
• dane dotyczące ilości i rodzaju towaru/usług
• ogólną sumę należności (wyrażoną słownie i liczbowo)

Rachunki (faktury zw) wystawione przez przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT powinny być przechowywane w kolejności ich wystawienia, przez okres 5 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono rachunek. Po tym czasie dochodzi bowiem do przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Szybkie i bezproblemowe wystawianie faktur zw oraz wszelkich innych firmowych dokumentów umożliwia biuro rachunkowe online Inaxo oraz specjalne oprogramowanie do fakturowania. Jest to intuicyjne oraz proste w obsłudze narzędzie, które zapamiętuje raz wprowadzone dane kontrahentów, gwarantuje kolejne numerowanie faktur oraz pozwala monitorować wpływy należności od klientów. Dzięki programowi do fakturowania Intaxo każdy przedsiębiorca samodzielnie poradzi sobie z prowadzeniem firmowej dokumentacji.