Prowadzenie własnej działalności niejednokrotnie wymaga od przedsiębiorców służbowych wyjazdów – i to nie tylko krajowych, ale również zagraniczną. Jak wobec tego rozliczyć zagraniczna delegację przedsiębiorcy i jakie wydatki można wliczyć w koszty uzyskania przychodów?Wydatki poniesione w trakcie zagranicznego wyjazdu przedsiębiorcy można na normalnych zasadach wliczyć do kosztów uzyskania przychodów, oczywiście o ile wyjazd miał charakter służbowy (np. miał na celu spotkanie z klientem lub pozyskanie nowego kontrahenta), a wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła.
Wyżywienie podczas podróży służbowej
Poniesione podczas podróży zagranicznej wydatki związane z wyżywieniem przedsiębiorcy rozlicza się nie na podstawie faktur czy rachunków, ale poprzez mechanizm diet. Wysokość diety zależy od kraju, do którego podróżował przedsiębiorca – są one opisane w rozporządzeniu ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Dla przykładu: dla Niemiec dieta wynosi 49 euro, dla Francji – 50 euro, dla Wielkiej Brytanii – 35 funty, a dla USA – 59 dolarów.
Dieta w pełnej wysokości przysługuje wówczas, gdy podróż trwa powyżej 12 godzin. Jeśli trwa od 8 do 12 godzin przedsiębiorcy przysługuje połowa diety, zaś poniżej 8 godzin – 1/3 diety. Aby zaliczyć diety do kosztów uzyskania przychodów, należy sporządzić tzw. dowód wewnętrzny, dokładanie opisujący poniesiony wydatek, a kwotę ująć w kolumnie nr 13 KPiR.
Transport i noclegi podczas zagranicznej podróży służbowej
Oprócz wyżywienia, w trakcie zagranicznej delegacji przedsiębiorca ponosi również inne wydatki, które bez wątpienia zaliczyć może do kosztów uzyskania przychodów. Są to np. koszty transportu (np. paliwa do auta czy biletów na samolot, pociąg lub prom), a także ewentualnych noclegów. W przypadku zakupu paliwa czy opłat za autostrady wystarczy paragon otrzymany w kraju, w którym został poniesiony wydatek. Faktury lub rachunki konieczne są natomiast do rozliczenia w kosztach zakupu biletów, podróży taksówkami czy noclegów w hotelach.
Rozliczenie delegacji zagranicznej – przeliczenie walut
Choć wydatki związane z zagraniczną
delegacją przedsiębiorcy zazwyczaj ponoszone są w walutach obcych, to w KPiR należy je przeliczyć na złotówki. Robi się to według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt poniesiono. Analogicznie należy postępować podczas przeliczania diet, przy czym wówczas datą poniesienia kosztu jest data powrotu z delegacji.
